Timing van de RI&E

Wat is een goed moment om een RI&E te maken? En wanneer moet een RI&E geüpdatet worden?

Goede timing van het uitvoeren van de RI&E is essentieel. Géén geschikt moment is bijvoorbeeld als: 
>    er net een reorganisatie aan de gang is; 
>    het bedrijf in een overname is verwikkeld; 
>    het bedrijf op het randje van faillissement verkeert; overleven en het behouden van werkgelegenheid is dan belangrijker dan de werkomstandigheden (zonder arbeid immers ook geen arbeidsomstandigheden). 

De aandacht van het management is op dergelijke momenten op andere zaken gericht, de medewerkers vrezen voor hun baan of zijn bezig hun positie veilig te stellen in de nieuwe situatie.  

Soms echter kan het bij een reorganisatie juist wel nuttig zijn om een RI&E uit te voeren. Immers, door de onzekerheden die met een reorganisatie gepaard gaan, kunnen tijdens het werk extra risico’s ontstaan, omdat medewerkers minder opletten, met hun gedachten meer bezig zijn met die onzekerheden en hun eigen positie en daardoor minder geconcentreerd zijn.  

Wanneer er een periode van zeer hoge werkdruk is, zal er nauwelijks bereidheid zijn om aan de RI&E mee te werken. De respons op vragenlijsten zal dan waarschijnlijk gering zijn. Medewerkers zullen niet bereid zijn veel tijd vrij te maken tijdens de rondgang en weinig medewerking verlenen aan gesprekken en interviews. 

Een andere vorm van timing is het bepalen wanneer er een update van de RI&E moet komen.

RI&E bij veranderingen 
In het algemeen kan gesteld worden dat de risico’s bij reguliere processen beter in kaart gebracht en beheerst zijn dan bij overdrachtsmomenten, bij de overgang van het werk naar pauzes, bij veranderingen in werkprocessen en dergelijke. Dan wordt het gebruikelijke werkregime doorbroken en kunnen onverwachte blootstellingsmomenten plaatsvinden aan risicobronnen, zoals gevaarlijke stoffen of geluid. 

Veranderingen kunnen soms leiden tot extra of nieuwe risico’s. Voorbeelden hiervan zijn nieuwe productielijnen, nieuwe machines of apparatuur, veranderde werkmethodes, andere procedures, nieuwe onderhoudsfirma’s, andere grondstoffen enz. Door de veranderingen goed te beheersen kan worden voorkomen dat juist door die veranderingen extra risico’s ontstaan. In veel bedrijven is hiervoor een systeem opgezet. Dit wordt ook Management of Change (MoC) genoemd. 

Voorbeeld groot onderhoud
Een voorbeeld van een verstoring van het gewone bedrijfsproces is een grote onderhoudsstop. Er worden werkzaamheden uitgevoerd die niet regulier gebeuren en soms een hoge mate van improvisatie en creativiteit vereisen. Routinematig werk wordt dan tijdelijk vervangen door niet-routinematig werk. Wanneer medewerkers niet goed kunnen schakelen tussen routinematig en niet-routinematig werk, kan dat een verhoogd risico opleveren. Niet-routinematig werk gaat gepaard met niet-gestandaardiseerde handelingen, bijvoorbeeld wanneer specifieke herstelwerkzaamheden moeten worden verricht. Sommige plekken zijn moeilijk bereikbaar. De gebruikelijke middelen kunnen niet altijd worden ingezet vanwege de beperkte ruimte of de omstandigheden zijn anders (temperatuur, geluid, open systemen in plaats van gesloten systemen enz.). Daardoor kan sprake zijn van veel grotere risico’s dan in normale omstandigheden. Het kan nuttig zijn om voor die niet-routinematige werkzaamheden en onderhoudsstops aparte RI&E’s op te stellen.  

Veelal komen er externe onderhoudsbedrijven bij het bedrijf die andere werkwijzen en soms ook een andere veiligheidscultuur hebben. Daarbij kunnen ook medewerkers zitten die de gangbare taal niet machtig zijn. De onderlinge communicatie kan daardoor worden bemoeilijkt en er kunnen misverstanden ontstaan met risico’s als gevolg. Niet uitzonderlijk is dat medewerkers afkomstig uit alle delen van de wereld op eenzelfde klus worden ingezet. Hun enige gemeenschappelijke communicatietaal is gebarentaal. Dat is vragen om problemen. 

Risico’s schoonmaakwerkzaamheden
Ook schoonmaakwerkzaamheden kunnen extra risico’s opleveren. Bijvoorbeeld wanneer schoonmaakmethoden worden gebruikt die verspreiding van bepaalde stoffen veroorzaken die vervolgens kunnen worden ingeademd, zoals bij het vegen van de ruimte, het gebruik van stofzuigers zonder een goed fijnstoffilter aan de blaaszijde of bij het gebruik van perslucht.  
Door de schoonmaakmethoden en schoonmaakmaterialen kan ook verspreiding van gevaarlijke stoffen naar andere ruimtes worden veroorzaakt. Bijvoorbeeld: een mop wordt eerst in een ruimte gebruikt waar met toxische stoffen of gevaarlijke micro-organismen wordt gewerkt en later wordt diezelfde mop in een kantoorruimte gebruikt. 

In de ISO 45001 wordt beschreven dat er een proces vastgesteld moet worden voor het implementeren en beheersen van geplande tijdelijke en blijvende wijzigingen die een invloed hebben op de veiligheid en gezondheid op de werkplek, waaronder 
>    nieuwe producten, diensten en processen of veranderingen aan bestaande producten, diensten en processen, waaronder: 
-    werkpleklocaties en -omgeving, 
-    organisatie van het werk, 
-    omstandigheden waarin het werk wordt uitgevoerd, 
-    uitrusting, 
-    personeel; 
>    wijzigingen in wettelijke en andere eisen; 
>    wijzigingen in kennis of informatie over gevaren en arborisico’s; 
>    ontwikkelingen in kennis en technologie. 

NB bovenstaande wijzigingen zijn, wanneer het grotere wijzigingen betreft, een reden zijn om de RI&E te updaten.