De vele documenten van de RI&E

Iedereen die praat over de RI&E, bedoelt daarbij veelal één rapportage. Maar bestaat de RI&E eigenlijk vaak wel uit één rapportage of is het een heel set aan documenten?

Bij grotere bedrijven kan een RI&E vaak niet uit slechts één document bestaan. Daar is het bedrijf te groot voor. Er zijn vaak veel afdelingen te onderscheiden waar heel verschillend werk wordt gedaan. Deze worden in de aanpak dan ook apart bekeken. Van elke afdeling wordt een aparte RI&E rapportage opgesteld (inclusief een afdelingsspecifiek plan van aanpak). Dit is in versterkte mate het geval wanneer het bedrijf over meer gebouwen en zelfs meer locaties is verspreid. Dan kunnen ook gebouwspecifieke of locatie-specifieke RI&E’s worden gemaakt.

Al die deelverslagen zouden natuurlijk wel in een groot document gebundeld kunnen worden, maar dat hoeft niet altijd een meerwaarde te hebben. Het kan zelfs een nadeel hebben. Als dat ene grote document naar alle afdelingen wordt gestuurd, bestaat de kans dat men zijn eigen afdeling niet goed meer herkent en sneeuwt de afdelingsspecifieke informatie onder.

Wel kan het nuttig zijn als met vele aparte afdelings-RI&E’s wordt gewerkt, een overkoepelend document te hebben voor het hele bedrijf. Daarin staan dan de bedrijfsbeleidszaken beschreven zoals de introductie van nieuwe medewerkers, het beleid ten aanzien van bijzondere groepen, het systeem van werkvergunningen, arbo tijdens functioneringsgesprekken, hoe bij inkoop van materialen met veiligheids- en gezondheidszaken rekening wordt gehouden, hoe de bedrijfshulpverlening is geregeld, enz.  Ook kan daar een zeer korte samenvatting van de belangrijkste knelpunten uit de afdelingsspecifieke RI&E’s worden opgenomen.

De bewakende rol van de OR kan zich dan beperken tot dit overkoepelend verslag en op die wijze wordt de kans kleiner dat de OR zich met allerlei zeer gedetailleerde afdelingsspecifieke zaken gaat bemoeien en zich gaat gedragen als ‘afdelingsraad’.  De OR kan dan waarlijk functioneren als ondernemingsraad en de veiligheids- en gezondheidsaspecten op het niveau van de onderneming ‘bewaken’.

RI&E actueel houden

Een anders zienswijze op dit thema is dat de RI&E actueel moet zijn. Anders gezegd, continu actueel gehouden moet worden. Veel bedrijven hebben de gewoonde om bijvoorbeeld eens per jaar, of per 2 of 3 jaar de RI&E na te lopen of deze nog actueel is. Dan is natuurlijk goed, maar daarmee hoeft de actualiteit nog niet geborgd te zijn. Stel dat jaarlijks in september de RI&E bekeken wordt of die nog actueel is. In januari van datzelfde jaar is een nieuwe productielijn geopend of een nieuwe machine geplaatst. In maart van dat jaar vindt een ongeval bij die productielijn of machine plaats doordat bijvoorbeeld een vereiste afschermplaat voor een bewegend deel ontbrak. Het bedrijf kan zich dan niet verweren door te stellen dat in september (dus ca. een half jaar later) die productielijn of machine in de RI&E-update zou worden meegenomen. Direct na plaatsing (of beter nog er vóór) hadden de risico’s in kaart gebracht moeten worden (bijvoorbeeld door een in gebruiksnamekeuring) en hadden zonodig aanvullende maatregelen getroffen moeten worden.

RI&E als levend document

Een RI&E document kan ook als een ‘levend document ‘worden gezien waarin telkens zaken afvallen doordat conform het plan van aanpak bepaalde acties zijn uitgevoerd. Deze kunnen dan uit de rapportage verwijderd worden. Ook kunnen  telkens nieuwe elementen worden toegevoegd. Elke werkplekinspectie, de bevindingen uit een managementreview, de resultaten uit audits, de management of changeprocedures, nieuwe taakrisicoanalyses, enz., kunnen allemaal als mini-RI&E’tjes worden beschouwd en aan de RI&E worden toegevoegd. Zeker ook in het plan van aanpak. Zo wordt een goed overzicht over het geheel verkregen. Bovendien kan dan de voortgang in de uitvoering van die acties op dezelfde wijze bewaakt worden als van het bestaande plan van aanpak.

In ditzelfde kader past heel goed om de resultaten van ongevalsanalyses in dit levende plan van aanpak op te nemen. Bekend uit de ongevallenwereld is dat er vaak wel een onderzoek plaatsvindt naar de oorzaken, dat veelal ook maatregelen worden bedacht om te voorkómen dat soortgelijke ongevallen opnieuw kunnen  gebeuren, maar dat vervolgens met die aanbevelingen niets gebeurt. Men wordt weer in de dagelijkse hectiek van de werkzaamheden gezogen. Niet geborgd is dan dat eenzelfde ongeval opnieuw kan ontstaan.

Door nu die verbeteracties uit de ongevallen analyse ook in het RI&E plan van aanpak op te nemen, kan de uitvoering van die acties op dezelfde structurele wijze worden geborgd als die van de RIE zelf. Toewijzen van acties aan personen, prioriteiten en einddata stellen, bewaking – op hoofdlijnen-  door de OR van de voortgang in de uitvoering.

Overigens is het merkwaardig dat dit niet wettelijk verplicht is. Voor de risico’s die ingeschat worden (via de RI&E), moet dat wel, Wanneer risico’s zich daadwerkelijk vertaald hebben in ongevallen (en daarmee bewezen zijn, wat bij de ingeschatte risico’s in de RI&E vaak nog maar de vraag is omdat daar van waarschijnlijkheidskansen is uitgegaan), dan hoeft het niet. Dus het valt zeer aan te bevelen de verbeteracties uit de ongevals analyses op te nemen in het voortschrijdende plan van aanpak.

Door bovenstaande aanpak is de actualiteit van de RI&E gegarandeerd een is ook de discussie uit de wereld hoe vaak een RI&E geactualiseerd moet worden.