De noodzaak van een RI&E thuiswerken is versterkt door COVID

De coronacrisis heeft thuiswerken in een enorme stroomversnelling gebracht. Het als vanzelfsprekend dagelijks naar kantoor gaan is daarmee ineens niet meer zo vanzelfsprekend. Dat thuiswerken zó snel het nieuwe normaal zou worden heeft velen verrast. Plaatsonafhankelijkwerken zal na de coronacrisis niet meer weg te denken zijn. De discussie over de RI&E thuiswerken is daarmee nog actueler geworden.

De laatste jaren wordt vaak gesproken over zaken als ‘thuiswerken’, ‘het nieuwe werken en ‘remote werken’. Bij thuiswerken gaat het vrijwel altijd om beeldschermwerk of telefonisch werk. In de Arbowet wordt gesproken van: ‘plaatsonafhankelijkwerken’. Terminologie waarmee in feite gedoeld wordt op het met de computer vanuit thuis of elders werken of op afstand werken.

Verplichte RI&E, ook voor thuiswerken

De RI&E is sinds 1994 een verplichting vanuit de Arbowet. In Nederland heeft ongeveer de helft van de bedrijven 25 jaar na dato nog steeds geen actuele RI&E. De meeste bedrijven die dit niet op orde hebben, zijn mkb'ers. Voor wat betreft plaatsonafhankelijkwerken zijn er überhaupt nog maar weinig bedrijven die de RI&E op orde hebben.

In Nederland hebben werkgevers een zorgplicht. Hij of zij moet zorgen dat werknemers op kantoor én thuis (en elders) veilig en gezond kunnen werken. Een goede ergonomische (thuis)werkplek hoort daarbij. De context is dat overheid in deze COVID-periode het advies geeft om thuis te werken, tenzij het echt niet anders kan. Echter, er is in Nederland nog geen wettelijk recht op thuiswerken. Wel heeft de werknemer op grond van de Wet Flexibel Werken het recht de werkgever te verzoeken om vanuit huis te mogen werken. De werkgever kan een verzoek alleen weigeren vanwege zwaarwegende, bedrijfseconomische redenen.

Het basispakket voor een thuiswerkplek bestaat uit:

• Een goede tafel en bureaustoel
• Een los toetsenbord en een muis voor bij een laptop
• Een laptophouder of extra beeldscherm
• Voldoende verlichting
• Headset en videocamera voor online vergaderingen en gesprekken

​Verder moet de werkgever voorlichting geven over de risico’s van het thuiswerken. ​Het ‘thuiswerkpakket’ betreft niet alleen de ergonomische werkplek, maar ook zaken als PSA/werkdruk en de sociale steun van collega’s en leidinggevenden.

Thuiswerken is onderdeel van de RI&E

De concrete arbowettelijke regels die van toepassing zijn op medewerkers die plaatsonafhankelijkwerken, zijn opgenomen in afdeling 10 van hoofdstuk 1 van het Arbeidsomstandighedenbesluit. De wettelijke verplichting van de RI&E geldt evenzeer voor thuis of op locatie werken als voor op kantoor werken. Kortom: Thuiswerken moet ook onderdeel uitmaken van de RI&E. In dit artikel helpen we u op weg met de thuiswerk-RI&E. In de IMA-methode is hiervoor een speciale module voor thuiswerken opgenomen. Ervaringen opgedaan met deze module delen we hier met u.

Thuiswerk-RI&E: de basis

Een belangrijke vraag is: hoe voer je een thuiswerk-RI&E eigenlijk uit? De omstandigheden zijn namelijk heel anders dan bij een ‘normale’ RI&E. De werkplek is niet op het bedrijf maar thuis en de werknemer heeft geen direct fysiek contact met leidinggevenden en collega’s. Tot slot zijn er geen overzichtelijke werkkamers en kantoren, maar is ieder individueel huis van een werknemers feitelijk een ‘kantoor’.

Screening sociaal en huisvesting

Als eerste moet er een screening zijn op sociale aspecten en de huisvestingssituatie van de individuele medewerker. Wie is sociaal en qua huisvestingsfaciliteiten geschikt om thuis te werken? Als thuiswerken om sociale of fysieke redenen niet goed gaat, is er dan een oplossing voorhanden? Bijvoorbeeld: toch deels naar het werk komen, bij een collega werken, minder werken of een werkplek op een andere locatie regelen.

Zicht op werkplek thuis?

Heeft de werkgever zicht op een goede ergonomische werkplek voor alle thuiswerkenden? Als dit niet het geval is, wordt aanbevolen om een enquête uit te zetten onder de medewerkers. Dit is wenselijk, want enerzijds is het bezoeken van alle thuiswerkplekken ronduit ondoenlijk. Anderzijds zijn er andere redenen om dit niet te doen, denk bijvoorbeeld aan besmettingsrisico’s en zeer hoge kosten. Tevens wordt aanbevolen om alle medewerkers te vragen een foto te maken waarop de medewerker en de werkplek volledig in beeld zijn, bijvoorbeeld met een smartphone. De werkgever kan zo een goed zicht krijgen op de fysieke thuiswerkplek. Over deze aanpak ontstaat vaak discussie. Zaken als AVG, privacy en inbreuk in de persoonlijke levenssfeer spelen daarbij een rol. Deze discussie is voorgelegd aan een ervaren jurist arbeidszaken. Zijn antwoord is: “De werkgever mag de werknemer verplichten om een gestandaardiseerde checklist in te vullen. In deze checklist kan iedere werknemer op individuele basis invullen welke faciliteiten hij/zij tot zijn/haar beschikking heeft thuis, of wat de werknemer van het thuiswerkbudget heeft aangeschaft. De werkgever kan de werknemers verplichten om bij deze checklist een foto of filmpje van de thuiswerkplek bij te voegen.”

Voordat de enquête vervolgens daadwerkelijk wordt uitgezet, wordt aanbevolen eerst te bepalen hoe het staat met:

1. Thuiswerkbudget: Is er binnen het bedrijf budget of zijn andere voorzieningen geregeld om de thuiswerkplekken goed in richten of indien nodig aan te passen?
2. Aanspreekpunten: Is er een centraal aanspreekpunt voor de thuismedewerkers voor zowel alle werkplek- als IT-gerelateerde zaken?
3. Inventarisatie thuissituatie: Hebben de leidinggevenden medewerkers die thuiswerken, individueel gescreend op sociale aspecten en de huisvestingssituaties van deze medewerkers? Voor medewerkers waarbij deze zaken niet goed geregeld zijn, moeten andere oplossingen gevonden worden, zoals minder vaak thuiswerken.
4. Contact: Heeft de direct-leidinggevende minimaal ten minste 1x per week persoonlijk contact met elke thuismedewerker?

Inrichten van de thuiswerkplek

Voor het fysiek kunnen inrichten van de thuiswerkplek zijn verschillende opties mogelijk, bijvoorbeeld:

• Medewerkers kunnen op afspraak middelen ophalen op het werk (extra beeldscherm, extern toetsenbord, bureaustoel, losse muis, headset, videocamera) of deze zaken worden thuisbezorgd;
• Medewerkers kunnen via internet op de bedrijfssite of bij een leverancier aangeven welke middelen ze nodig hebben en deze worden vervolgens thuisbezorgd;
• Medewerkers krijgen een thuiswerkvergoeding en kunnen deze naar eigen inzicht besteden aan vooraf overeengekomen middelen. De FNV geeft als richtlijn aan: Bij een modaal inkomen van €36.500 is die vrije ruimte meestal tussen de €500 tot €1.000 voor de thuiswerkvergoeding bruto per jaar. Regelmatig wordt het stoppen van de reiskostenvergoeding -men reist immers veel minder - hierin verdisconteerd.

Thuiswerk-RI&E: de enquête

Hieronder enkele voorbeelden van enquêtevragen:

Enquête beeldschermwerken thuis 

Organisatie thuiswerk

1. Werkt u ten minste 2 uur per dag aan een beeldscherm thuis? Dit is inclusief overleg via het beeldscherm. Zo nee, dan bent u klaar met invullen van de enquête.
2. Heeft u een vast en beschikbaar aanspreekpunt voor vragen over thuiswerken, zowel voor IT-vragen als voor werkplek/werkomgeving gerelateerde vragen?
3. Heeft u thuis de beschikking over een volwaardige internetaansluiting?
4. Onderbreekt u na elke twee uur ten minste 10 minuten het beeldschermwerk (of na elk uur 5 minuten)?

Werkplek thuis

5. Bij thuis meer dan twee uur per dag met een laptop werken: Heeft u de beschikking over een los toetsenbord en een losse muis? Wellicht aangeven dat als vaak met Excel of Autocad of met andere programma’s wordt gewerkt, waarbij een hoge dichtheid aan informatie op het scherm staat, het gewenst is met een grote monitor te werken. Veelal is een laptop dan niet geschikt. 
6. Heeft u de beschikking over een goede koptelefoon/microfoon of headset?
7. Heeft u de beschikking over een scherm waarbij de bovenrand van het scherm op ooghoogte staat? Bij werken met een laptop kan dit via een los beeldscherm of door de laptop op een beeldschermverhoger te plaatsen.
8. Heeft u de beschikking over een volwaardige bureaustoel?
9. Heeft u de beschikking over een goede werktafel die op een juiste hoogte ingesteld is dan wel instelbaar is?
10. Heeft u de beschikking over een rustige aparte werkruimte (dit is niet de keukentafel of de woonkamer)?
11. Heeft u voldoende werkverlichting op uw werkplek?

De enquête in de thuiswerkcontext nader onder de loep genomen

De uitkomsten van de enquête kunt u op individueel en op groepsniveau analyseren, bijvoorbeeld per functie. In de IMA-methode is de enquêtemodule inbegrepen, met 25 (mogelijke) enquêtevragen. Ook zijn er programma’s waarmee internet enquêtes via email uitgezet en geanalyseerd kunnen worden, zoals Surveygizmo en Surveymonkey.

De hierna volgende toelichtingen opgenomen in IMA laten zien dat in de thuiswerksituatie de aandachtspunten vaak anders zijn dan in een ‘normale’ kantoorsituatie

Een goed beeldscherm is een volwaardig los scherm van minimaal 24 inch en liefst 27 inch bij generieke toepassing. Bij voorkeur is dit een in hoogte verstelbare monitor met een has (height-adjustable stand). Indien met een laptop gewerkt wordt, kan ook een laptopstandaard gebruikt worden. Na het werk kan een dergelijke laptop standaard eenvoudig weggeborgen worden.

Bij thuiswerken wordt ook veel (meer) gebruik gemaakt van Skype, Zoom of Teams dan op kantoor. Een headset is daarbij meestal nodig. Een headset is een hoofdtelefoon met een microfoon daaraan vast. Werken zonder losse headset kan feitelijk alleen wanneer men alleen in een afgesloten ruimte werkt en wanneer er geen achtergrondlawaai is. De volgende keuzes/overwegingen zijn van belang:

• Headset met draad: dit zijn de meest gebruikte types, maar hiermee is rondlopen niet mogelijk of in ieder geval lastig. Rondlopen en kunnen bewegen wordt juist aanbevolen!
• Een headset zonder draad heeft deze mogelijkheid wel (nadelen batterijen noodzakelijk, milieuaantasting, EM-velden vlak bij de hersenen). Er zijn 2 types:
  • Bluetooth: werkt ongeveer tot 10 meter vanaf de dongle of computer. Sommige bluetooth headsets kunnen tevens aan een smartphone of telefoon worden gekoppeld. De nieuwere bluetooth headsets kunnen ‘encrypted’ verzenden en ontvangen. Nadeel is dat bluetooth weliswaar snel verbindt, maar ook snel de koppeling weer kwijtraakt.
  • DECT headset: DECT biedt een veilige verbinding, deze maakt communiceren tot 100 meter mogelijk. DECT verliest de koppeling niet of nauwelijks, waardoor weinig technische kennis nodig is om met deze draadloze optie te werken. DECT is duurder dan Bluetooth.
• Een of twee oortjes? Twee oortjes in plaats van één oortje is noodzakelijk, wanneer men snel afgeleid wordt of wanneer er veel achtergrondlawaai is.
• Wanneer een headset grote delen van de dag gedragen wordt, dan is type met bekleding van leer of zacht namaakleer prettig in gebruik.

Een goede bureaustoel voldoet aan de normen NEN-EN 1335 en de NPR 1813. Het is duidelijk dat de eetkamerstoel hier niet aan voldoet.

Bij voorkeur wordt gewerkt met een instelbaar bureau waaraan zittend en staand werken afgewisseld kunnen worden. Dit zal niet altijd mogelijk zijn. Zorg dan in ieder geval dat er sprake is van een goede werkhoogte (meestal ergens tussen 70 en 74 cm). Bij een te lage tafel kunnen de poten verhoogd worden, bij een te hoge tafel kan een voetensteun uitkomst bieden. Ook is voldoende beenruimte nodig. Voldoende beenruimte betekent voldoen aan deze eisen:

• Minimaal 80 cm vrije breedte onder de tafel;
• Minimaal 60 cm vrij diepte op kniehoogte;
• Minimaal 80 cm vrije diepte op voethoogte.

Het is belangrijk bij een internetverbinding thuis dat zowel de beveiliging in orde is als dat de prestaties van de connectie van een voldoende niveau zijn. Ga uit van dezelfde prestatiecapaciteit als op kantoor.

Problemen met internetsnelheid en bereik in huis zorgen dat online meetings verbroken worden of programma’s vastlopen. Zorg daarom voor een goed Wifi-systeem: Wanneer medewerkers thuis werken en daar samen met het gezin gebruik van maken, is het raadzaam overbelasting van het Wifi-netwerk thuis te voorkomen. Goede Wifi-systemen kunnen intensief internetgebruik van meerdere gezinsleden tegelijk aan. Vooral de combinatie met streamingdiensten (bijvoorbeeld gaming, YouTube, Netflix) kan een netwerk belasten en traag maken. Zorg voor een versterker/extender in ruimtes die een mindere ontvangst hebben. Dit treedt vaak op in ruimtes met betonnen muren met bewapening (kooi van Faraday-effect).

Als sprake is van werken met gevoelige bedrijfsdata en persoonsgegevens, dan is het cruciaal om in een optimaal beschermde online omgeving te werken. Een VPN (Virtual Private Network) zorgt voor een veiligere internetverbinding en beschermt de privacy beter. Daarnaast is het goed om de gateway te beveiligen. Alle apparaten die hieraan verbonden worden, zoals smartphones, laptops of tablets, worden hierdoor beveiligd.

Aanvullend kunnen specifieke gerelateerde issues die van belang zijn, toegevoegd worden. Aandacht voor deze issues wordt aanbevolen:

• Werk- en rusttijden; het is bekend van thuiswerken dat werknemers langer werken en minder pauzes nemen;
• Psychosociale arbeidsbelasting; niet iedereen kan even makkelijk omgaan met het maandenlang (alleen) thuis werken, specifieke aandacht voor PSA wordt daarom aanbevolen;
• COVID-19; omgaan met besmettingsrisico’s is tegenwoordig een belangrijk aandachtspunt.

Thuiswerken is een blijvertje

Plaatsonafhankelijkwerken is ons overkomen en zal niet meer verdwijnen. In dit artikel hebben we u laten zien hoe een thuiswerk-RI&E in essentie uitgevoerd kan worden:

• De eerste stap is het stellen van de ‘gewetensvraag’: Heeft de werkgever zicht op een goede ergonomische werkplek voor alle thuiswerkenden?;
• De tweede stap is het checken van belangrijke randvoorwaarden betreffende: thuiswerkbudget, aanspreekpunten op het werk voor middelen en IT,  Inventarisatie thuissituatie medewerker, wekelijks contact met de direct-leidinggevende en alternatieve werkplekken;
• De derde stap is het uitzetten van een enquête bij voorkeur online waarbij de medewerkers een foto van zichzelf op hun thuiswerkplek meesturen;
• De vierde stap is het analyseren van de data en het maken van een plan van aanpak, eventueel met het aanvullend toepassen van verdiepingen, bijvoorbeeld betreffende werk- en rusttijden, PSA en COVID-19.

De risico-inventarisatie (RI&E) thuiswerken wordt nog te weinig toegepast, maar dat zou in de huidige Coronacrisis juist wel moeten. De IMA-module Thuiswerk kan u daarbij ondersteunen.

Leestips:

Veilig en gezond blijven thuiswerken (Werk & veiligheid.nl)

10 praktische tips voor thuiswerken (Coronakrant)

Flyer comfortabel thuis werken van vhp (vhp human performance)

Kees Peereboom