Basisrisicofactor Organisatie (Procedureel)

Basisrisicofactor Organisatie (Procedureel)

In een serie artikelen beschrijven we de elf basis risicofactoren (BRF’s) die in de IMA worden gebruikt. In dit artikel staan Procedures (PR) (Procedures (PR)) in de organisatie centraal. De kwaliteit en effectiviteit van (operationele) bedrijfsprocedures (richtlijnen, procedures, instructies en handleidingen) die ook werkelijk gekend en gebruikt worden, in termen van bruikbaarheid, beschikbaarheid en begrijpelijkheid.

Veel onveiligheid kan ontstaan doordat niet volgens gestandaardiseerde procedures wordt gewerkt. Het wordt aan het inzicht van de betreffende medewerker overgelaten of hij/zij de risico’s van het werk juist inschat en vervolgens de goede maatregelen treft om die risico’s voldoende te reduceren. Duidelijk is dat dan een zeer grote bandbreedte aan maatregelen wordt getroffen en dat deze maatregelen sterk persoonsafhankelijk zijn. Dat is een ongewenste situatie.

Voorbeeld
Er wordt in een stenen muur geboord. Daarbij kan kwartsstof vrijkomen. De ene medewerker onderkent het gezondheidsrisico van blootstelling aan kwartsstof (op termijn longkanker) en neemt goede maatregelen: hij of zij gebruikt een boormachine met stofafzuiging en sluit deze aan op een stofzuiger met een HEPA-filter op de uitblaas.
De andere medewerker vindt dit flauwekul, hij doet dit werk al vele jaren en heeft nog nooit een nadelig effect daarvan op zijn gezondheid ervaren. Zonder enige voorzorgsmaatregel gaat hij aan de slag en vormt daarmee niet alleen een risico voor zichzelf, maar ook voor de collega’s die in de directe omgeving van hem werkzaam zijn en vervolgens ook blootgesteld worden aan kwartsstof.

Als geconstateerd wordt dat voor de BRF-procedures (regels) van toepassing zijn, kunnen onder andere de volgende verdiepende vragen worden gesteld:

  • Is er wel een procedure nodig voor die activiteit?
  • Zo niet, zijn er andere oplossingen wenselijk om de risico’s te verkleinen?
  • Als er een procedure moet zijn, is deze er dan?
  • Zo ja, is die procedure duidelijk: in goed leesbare en begrijpelijke tekst, eventueel voorzien van illustraties ter verduidelijking?
  • Zijn de medewerkers zelf betrokken geweest bij het opstellen van de procedure?
  • Is de procedure goed aan de medewerkers kenbaar gemaakt?
  • Is geverifieerd of de medewerkers de procedure begrijpen?
  • Is de procedure makkelijk toegankelijk voor de medewerkers? Is deze op schrift of anderszins op de werkplek aanwezig?
  • Kan de activiteit goed uitgevoerd worden als de procedure strikt gevolgd wordt?
  • Zijn er voldoende middelen ter beschikking gesteld qua materiaal, tijd, deskundigheid en dergelijke om volgens de procedure te werk te gaan?
  • Wordt er daadwerkelijk volgens de procedure gewerkt?
  • Wordt er toezicht gehouden op het werken volgens de procedure?
  • Toont de leidinggevende goed voorbeeldgedrag of vindt hij het werken volgens de procedure zelf niet zo belangrijk?
  • Mag in bepaalde omstandigheden van de procedure (geautoriseerd) worden afgeweken, omdat het werk dan sneller of efficiënter gedaan kan worden?
  • Is er een ‘eigenaar’ benoemd voor die procedure, die jaarlijks moet nagaan of de procedure nog actueel en effectief is en die deze eventueel bijstelt?
  • Is er een systeem dat bewaakt dat de procedure aangepast wordt wanneer de werkwijze of het materiaal gewijzigd is?
  • Is er daarbij een management of change-werkwijze als de procedure wordt bijgesteld?

Oorzaken van niet werken conform de procedures kunnen zijn: 

  • Men is niet gewezen op het bestaan van de procedure: men kent de procedure niet.
  • Men weet niet waar men de procedure kan vinden.
  • Men begrijpt de procedure niet (men vindt die te moeilijk).
  • Men vindt dat de procedure niet op de praktijk van de werkvloer is toegeschreven en dat deze daarom niet effectief is.
  • Men is niet voorgelicht over de noodzaak volgens die procedure te werken om het ontstaan van negatieve gezondheidseffecten te voorkomen.
  • De procedure is niet beschikbaar in een voor de gebruikers begrijpelijke taal.
  • Er is geen draagvlak voor de procedure, omdat deze eenzijdig door de leiding is opgelegd: de medewerkers zijn niet bij het opstellen van de procedure betrokken geweest. Er heeft geen terugkoppeling plaatsgevonden vanuit de werkvloer over de praktische bruikbaarheid van de procedure.
  • Het wordt gezien als een ‘dingetje’ van de HSE-afdeling en niet voor de werkvloer.
  • Er zijn veel te veel procedures. De medewerkers zien door de bomen het bos niet meer en nemen niet meer de moeite om te gaan zoeken.
  • Het vullen van het bedrijfsintranet met procedures wordt eerder gezien als ‘systeembevrediging’ dan als daadwerkelijke steun voor de werkvloer.
  • Men ziet de procedures meer als regels die om ‘politieke redenen’ zijn opgesteld om zich in te dekken tegen aansprakelijkheidsclaims.
  • Men vindt dat de procedure de voortgang in het werk vertraagt of het werk zelfs gevaarlijker maakt.

Niet werken conform de procedures leidt tot:

  • Ontstaan van gezondheidsbedreigende situaties en optreden van negatieve gezondheidseffecten op korte of lange termijn.
  • Grote diversiteit in het handelen tussen de verschillende medewerkers, waarbij iedere medewerker naar eigen inzicht handelt en waardoor ‘menselijke’ fouten in de hand worden gewerkt.
  • Kans op het verkeerd bedienen van machines, met als gevolg grote kans op uitval van machines.
  • Grotere spreiding in de kwaliteit van de producten.
Wim van Alphen
Veiligheidskundige, arbeidshygiënist

Zelf uw RI&E maken?

Bekijk de demo en probeer gratis twee modules van de IMA.