Basisrisicofactor Organisatie (Cultureel)

In een serie artikelen beschrijven we de elf basisrisicofactoren (BRFS's) die in de IMA gebruikt worden. In dit artikel staat de Organisatie (OR) (Organisation (OR) centraal.

Arbozaken borgen in de organisatie: het fundament van goede arbeidsomstandigheden

Als een van de belangrijkste factoren om daadwerkelijk goede arbeidsomstandigheden te creëren en te borgen, wordt genoemd dat taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden (TVB) op dit gebied goed geregeld moeten zijn. In de Arbowet (art. 3.1) staat immers: ‘De werkgever zorgt voor de veiligheid en de gezondheid van de werknemers inzake alle met de arbeid verbonden aspecten en voert daartoe een beleid dat is gericht op zo goed mogelijke arbeidsomstandigheden.’ Bij beleid voeren hoort ook dat geregeld wordt hoe dat beleid wordt ingevoerd én hoe de uitvoering daarvan wordt bewaakt.

Arbo is een integraal deel van de totale bedrijfsvoering 

Formeel is arbeidsomstandighedenzorg (zorg voor veilige en gezonde werkomstandigheden) een taak van de werkgever en werknemers samen. De werkgever kan zijn taken echter veelal niet in zijn eentje doen, vanwege de grootte en complexiteit van het bedrijf. Daarom moet hij deze binnen zijn organisatie beleggen bij de leidinggevenden, tot op het laagste leidinggevende niveau. Iedere leidinggevende kan zo worden gezien als ‘de werkgever’ van zijn eigen afdeling. Hij krijgt daarin de zorg toebedeeld voor alle onder zijn leiding werkende medewerkers en over het hele fysieke gebied waarin deze medewerkers binnen zijn afdeling werkzaam zijn: gebouwen, installaties, terrein, werkplaats, locatie, enz. De leidinggevende moet regelen dat voor zijn afdeling aan alle verplichtingen uit de arbowetgeving wordt voldaan. Het is prima als hij hierbij anderen binnen zijn afdeling of van daarbuiten (facilitaire ondersteuning) of derden inschakelt, maar dat ontslaat hem niet van zijn verantwoordelijkheden op dit gebied. Hij kan ook bepaalde preventieve taken beleggen bij een of meer van zijn medewerkers (zie verderop onder Preventieve taken), maar hij blijft eindverantwoordelijk. 

Door leidinggevenden zelf primair verantwoordelijk te maken voor de werkomstandigheden binnen hun afdeling, zitten ze er zeer dicht op en kunnen ze direct actie ondernemen wanneer dat nodig is. Wanneer de verantwoordelijkheid voor arbozaken bij een centrale afdeling zou liggen, wordt de betrokkenheid van de leidinggevenden veel minder. Bovendien kan vanuit centraal niveau niet of nauwelijks goede invulling worden gegeven aan bepaalde wettelijke verplichtingen, zoals de verplichting tot het houden van adequaat toezicht op de werkzaamheden. Dat moet op afdelingsniveau gebeuren. De leidinggevenden in de hele organisatie krijgen dus taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden (TVB) op het gebied van veilige en gezonde arbeidsomstandigheden. Dit moet in hun functieomschrijvingen expliciet beschreven staan. 

Borging

Het gaat daarbij niet alleen om de formele vaststelling van die taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden, maar ook of de leidinggevenden deze ook daadwerkelijk oppakken. Dat moet dus geborgd worden. Een aantal leidinggevenden zal geneigd zijn deze arbotaken alleen maar uit te voeren als zijn ‘baas’ hem daarop regelmatig aanspreekt. Als de hogere leidinggevende dat niet doet, zal menig leidinggevende denken dat arbotaken niet belangrijk gevonden worden (hij wordt er immers toch niet op aangesproken) en kan hij geneigd zijn daar minder of geen aandacht aan te besteden. Deze arbotaken moeten daarom worden opgenomen in de bedrijfsplanning- en controlcyclus en daarmee net zo sterk meetellen als de andere bedrijfszaken.

Wanneer een leidinggevende wél de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden toegeschoven krijgt, maar onvoldoende middelen heeft om hier invulling aan te geven, moet hij dat aan de orde stellen bij zijn leidinggevenden. Als die situatie daarna niet wordt aangepast, dan moet hij in het uiterste geval deze taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden weer terugleggen bij dat hogere niveau (ook schriftelijk). 

Onduidelijkheden in de organisatiestructuur kunnen worden veroorzaakt door:

• Onduidelijke (schriftelijke) structuur met betrekking tot verantwoordelijkheden, bevoegdheden, wijze van delegeren, uitvoering van taken met betrekking tot toezicht uitoefenen op, coördineren van en communiceren over werkzaamheden. 
• Geen duidelijk onderscheid in beleid, bestuur, beheer en uitvoering. 
• Slecht afgebakende afdelingen of secties.
• Ontbreken van coördinatie na activiteiten. 
• Buitensporige bureaucratie.
• Neiging om zaken naar elkaar af te schuiven 
• Corrupte bedrijfsvoering, management heeft geen voorbeeldfunctie. 
• Veelvuldige reorganisaties. 
• Organisatiestructuur past niet (meer) bij de huidige manier van werken. 

Onduidelijke organisatie kan leiden tot:

• Niemand die verantwoordelijkheden neemt of het is niet duidelijk wie verantwoordelijk is, noodzakelijke beslissingen worden niet genomen of uitgesteld. 
• Leidinggevenden die hun verantwoordelijkheid niet oppakken en in de ‘ruststand’ gaan.
• Gebrek aan controle door het management. 
• Te lange hiërarchische lijnen, niet adequaat kunnen reageren op snelle veranderingen: een stroperige organisatie. 
• Oneigenlijk gebruik van werknemers en middelen. 
• Wel verantwoordelijk zijn maar niet aansprakelijk worden gesteld, slechte controle van het management.
• Leidinggevenden die niet voor voldoende instructies over veilig werken zorgen en onvoldoende toezicht houden. Het gevolg kan zijn dat de medewerkers met onvoldoende kennis over de risico’s van het werk aan de slag gaan en dat zij door gebrek aan toezicht ook niet gecorrigeerd worden.

Preventieve taken

De Arbowet (art. 13) zegt dat de werkgever zich door één of meer deskundige werknemers moet laten bijstaan ten aanzien van het naleven van zijn verplichtingen op grond van de Arbowet. Deze werknemers moeten over een zodanige deskundigheid, ervaring en uitrusting beschikken, zijn zodanig in aantal en gedurende zoveel tijd beschikbaar en zodanig georganiseerd, dat zij de bijstand naar behoren kunnen verlenen.

Het verlenen van bijstand omvat in ieder geval:

• Het verlenen van medewerking aan het verrichten en opstellen van een risico-inventarisatie en -evaluatie.
• Het adviseren aan, onderscheidenlijk nauw samenwerken met, de ondernemingsraad of de personeelsvertegenwoordiging, of bij het ontbreken daarvan, de belanghebbende werknemers, met betrekking tot de genomen en de te nemen maatregelen, gericht op een zo goed mogelijk arbeidsomstandighedenbeleid.
• De uitvoering van de maatregelen, zoals bedoeld in het vorige aandachtspunt, dan wel de medewerking daaraan.

Zo kan de preventiemedewerker bijvoorbeeld een rol hebben bij het in kaart brengen en het aanpakken van de risico’s op de werkvloer, een centraal aanspreekpunt zijn voor leidinggevenden en werknemers over de arbeidsomstandigheden, werknemers helpen bij een gezonde en veilige werkwijze en bovendien een onafhankelijke signaalfunctie hebben voor als zaken niet goed gaan. 

Het verdient aanbeveling om binnen grotere organisaties voor de verschillende afdelingen en/of locaties ook decentrale preventiemedewerkers te benoemen. Op afdelingsniveau zijn er veel arbotaken te verrichten. Denk aan het verstrekken van persoonlijke beschermings-middelen, werkplekken onderzoeken op arbo-aspecten en helpen bij de aanpassing daarvan, werkinstructies opstellen, werkplekinspecties uitvoeren, arbovoorlichting geven, en soms ook ongevalsonderzoek uitvoeren en een op de afdeling gerichte RI&E-vragenlijst invullen. De decentrale preventiemedewerkers voeren deze praktische arbotaken dan uit op de locaties en zijn daar een vraagbaak voor leidinggevenden en medewerkers. De centrale preventiemedewerker voedt de decentrale preventiemedewerkers met informatie, ondersteunt hen en heeft regelmatig overleg met hen. 

Taakafbakening tussen de leidinggevenden en de preventiemedewerkers

De verantwoordelijkheid voor goede werkomstandigheden ligt – zoals eerder gesteld – bij elke leidinggevende voor zijn eigen afdeling en bij de directie voor de organisatie als geheel. Dat is een directe werkgevers-lijnverantwoordelijkheid. De preventiemedewerkers hebben deze verantwoordelijkheid niet; zij hebben immers geen hiërarchische bevoegdheden. De preventiemedewerkers (centraal en decentraal) hebben slechts ondersteunende taken, die afgeleid zijn van de taken van het management/de leidinggevenden. De preventie-medewerkers zijn wel verantwoordelijk voor de kwaliteit van hun adviezen. 

Voorkómen moet worden dat lijnverantwoordelijkheden van het management worden overgedragen op de preventiemedewerkers, en omgekeerd dat de preventiemedewerkers in goede bedoelingen te veel taken op zich nemen, die eigenlijk bij de leidinggevenden horen. De kans bestaat dan dat de leidinggevende zich te ver van deze zorg afwend en zich minder verantwoordelijk voelt en daardoor ook minder de vereiste taken invult. 

Een aparte organisatie naast het lijnmanagement zetten, die alles doet op dit gebied, heeft weinig kans van slagen. Wanneer dit aan KAM-coördinatoren, SHEQ of SHE-afdelingen of (decentrale) preventiemedewerkers of arbocontactpersonen wordt overgelaten, zal geen goede borging van arbozaken plaatsvinden. Dan wordt het een uitgelichte organisatie, die niet in de gewone bedrijfsprocessen zit. Sterker nog: er kan afschuifgedrag vanuit het management ontstaan. Illustratief is dan de uitspraak van managers: ‘Aan veiligheid doen we iedere eerste donderdag van de maand van 15.00-16.00 uur.’ Dat gaat niet werken.

Preventiemedewerkers moeten van hun leidinggevenden voldoende tijd krijgen voor hun taken. Als zij qua tijd geen ruimte krijgen om hun taken in te vullen of als ze geen afgeleide bevoegdheden hebben namens de leidinggevende, dan zouden de preventiemedewerkers die taken moeten teruggeven aan de leidinggevenden. Als zij zonder tijd en bevoegdheden moeten werken, zitten zij in een bedelaarspositie of in een ‘liefdewerk-oud papier’-setting en bestaat grote kans dat collega’s hen hierin niet serieus nemen en ze als het ware ‘bungelen’. Op termijn kan zo’n preventiemedewerker behoorlijk gefrustreerd raken. Maar afgezien daarvan: er gebeurt dan op arbogebied niets en onveilige en ongezonde werkomstandigheden worden niet fundamenteel aangepakt. Hooguit vindt enige symptoombestrijding plaats. 

Een bekende valkuil

Een veelvoorkomende valkuil in grotere organisaties is dat leidinggevenden zich niet verantwoordelijk voelen voor zaken die andere instanties, zoals de technische dienst of het gebouwbeheer, verzorgen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het binnenklimaat, de goede werking van blusmiddelen, nooddouches, enz. Dat is echter een misvatting. Mocht er toch eens brand ontstaan waarbij een medewerker van zo’n nooddouche gebruikmaakt en deze doet het niet, dan kan de leidinggevende zich niet achter de facilitaire dienst verschuilen. Hij blijft daarvoor verantwoordelijk.

Test

Of de verantwoordelijkheden en taakverdelingen goed geregeld zijn, kan soms blijken uit het plan van aanpak in de risico-inventarisatie en -evaluatie. Als daar bij veel zaken de preventiemedewerker als actiehouder is genoemd, dan ‘zit het niet goed’. De meeste acties moeten worden toegeschoven naar de leidinggevenden. Deze mogen zich ter advisering en voorbereiding uiteraard laten ondersteunen door de preventiemedewerker, maar het moet hun actie zijn.

Slotopmerking

Wellicht is zo’n goede regeling over taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden (en geborgd in een planning en controlcyclus) wel het fundament van het arbobeleid. Zonder zo’n degelijk fundament is de bovenbouw niet stabiel en staat deze mogelijk zelfs op drijfzand.