Basisrisicofactor Orde en netheid

In een serie artikelen beschrijven we de elf basisrisicofactoren (BRF's) die in de IMA gebruikt worden. In dit artikel staat de basisrisicofactor Orde en netheid (ON)  Housekeeping (HK) centraal

Beschrijving

Deze basisrisicofactor (BRF) gaat over de orde en netheid van de werkomgeving. Hieronder valt ook het beschikbaar zijn van faciliteiten voor het opruimen, schoonhouden en voor het opbergen van gereedschappen en materieel en het verwijderen van afval. 

 Voorbeelden 

• Slordigheid en gebrek aan orde verhogen de kans op ongevallen: struikel- en valgevaar bij rondslingerend materieel en de kans op uitglijden over water- of vetvlekken. 
• Als gereedschap niet goed geordend is opgeborgen, kan dat leiden tot veel tijdverlies om het juiste gereedschap te vinden. Ook kan dan de verleiding ontstaan dan het verkeerde gereedschap of materiaal maar te gebruiken, hetgeen tot onveilige situaties kan leiden. 
• Door materiaal op de vloer kan niet goed worden schoongemaakt. Dit betekent dat er vuilophoping kan plaatsvinden. Dit gecombineerd met vocht en een juiste temperatuur kan leiden tot groei van micro-organismen (bacteriën en schimmels) die vervolgens allerlei schadelijke toxines in binnenmilieu verspreiden en kunnen leiden tot gezondheidsklachten aan ademwegen en longen (waaronder het sick-building-syndroom). 
• Bij afzetting van stofdeeltjes en het niet goed kunnen schoonhouden van de werkruimtes, kan bij ongunstige condities waarbij het stof wordt opgedwarreld (openzetten van buitendeuren), kans op inademing van deze deeltjes door de medewerkers optreden en zelfs kans op stofexplosies optreden. 

 Grondoorzaken 

• Slecht beleid, gebrek aan toewijding van het management (wel werkplekbezoek, geen opvolging). 
• Geen werkplekbezoek door management en onvoldoende toezicht. 
• Onduidelijke afbakening verantwoordelijkheid of zich niet verantwoordelijk voelen. 
• Slechte planning m.b.t. ‘orde en netheid’. 
• Het onvoldoende aanwezig/beschikbaar zijn van opslagruimtes. 
• Het onvoldoende aanwezig/beschikbaar zijn van schoonmaakmiddelen, materialen of personeel. 
• Gebrek aan faciliteiten voor het verwerken of verwijderen van afval of opruimen van middelen. 
• Geen strategie: werk klaar = werkplek opgeruimd en bij ploegendienst: werkplek achterlaten voor je collega zoals je deze zelf aangetroffen hebt. 

 Gevolgen 

• Kans op struikelen en uitglijden. 
• Materialen/gereedschappen worden verkeerd (of helemaal niet) opgeborgen of zijn onvindbaar. 
• Tijdverlies en irritatie door zoeken naar materialen en gereedschappen. 
• Verkeerd gereedschap of materialen gebruiken. 
• Onhygiënische omstandigheden. 
• Smerige gereedschappen, materialen of installaties. 
• Vervuiling, microbiële groei bacteriën en schimmels. 
• Afval niet op juiste wijze verzameld of verwijderd. 
• Stofontploffingsgevaar.

 Verbetering 

Om meer orde en netheid te creëren kan gebruik worden gemaakt van bijvoorbeeld de 5S-Kaizenmethode. Deze onderscheidt vijf stappen: 

 Stap 1. Sorteren (of scheiden) 

Onderscheid maken tussen wat noodzakelijk en wat overbodig is. Het overbodige wordt afgevoerd. Dit vermindert de hoeveelheid materiaal en verkleint daardoor de kans op struikelen en vallen. Een praktische werkwijze is om naar alle aanwezige voorwerpen te kijken en zich af te vragen waarom dat voorwerp er eigenlijk is. Als dat onduidelijk is, krijgt het voorwerp een rode kaart met daarop de vraag wat er met dat voorwerp moet gebeuren. Een criterium hiervoor kan de gebruiksfrequentie zijn. Hierbij kan met verschillende gebruiksfrequenties rekening worden gehouden. 

Stap 2. Schikken 

Schikken betekent de gereedschappen en materialen een vaste plek geven. De werkplek zodanig organiseren dat iedereen alles snel en gemakkelijk kan vinden. Hierbij wordt rekening gehouden met ergonomische en hygiëne aspecten. 

Stap 3. Schoonmaken 

Schoonmaken betekent het goed en gemakkelijk kunnen reinigen van muren, wanden, en alle voorwerpen (machines, gebruiksvoorwerpen enz.) maar ook het preventief voorkómen van verontreinigingen door het elimineren van oorzaken van storingen en incidenten zoals het uitschakelen van vervuilingsbronnen (meerwerken met gesloten systemen, filters en afzuiging). Het is ook het vastleggen van schoonmaakmethodes, standaarden en regels. 

Stap 4. Standaardiseren 

Deze stap geeft een duurzaamheid aan de eerste drie stappen. Enkele methodes hiervoor zijn: 

• Werken met visuele hulpmiddelen (afbakening met lijnen, vlakken en/of kleuren). 
• Iedereen instrueren in het wie, wat en waarom van de werkplaats en regels. Onvoorziene omstandigheden brengen extra risico’s met zich mee. Door gestandaardiseerde procedures worden die verrassingen tot een minimum beperkt. 

 Stap 5. Systematiseren of ‘stug volhouden’. 

Dit betekent het borgen van de eerste vier stappen, de zorg voor behoud en continuïteit, het altijd volgen van de gestandaardiseerde procedures. Hulpmiddelen hierbij zijn controlelijsten of audits op orde en netheid. 

Aanvullend kunnen nog ‘S’en’ over Safety en Security en Satisfaction worden toegevoegd. Deze drie maken echter geen deel uit van de oorspronkelijke 5S-aanpak, maar kunnen aanvullend van grote waarde zijn zonder deze in een apart systeem op te nemen. 

Het 5S-syseem streeft naar een opgeruimde, goed georganiseerde en overzichtelijke werkplek. Daardoor neemt ook de arbeidsveiligheid toe. Behalve de veiligheid wordt het werk ook efficiënter, men verliest minder tijd naar het zoeken van materialen, heeft daardoor minder irritatie, kan sneller de materialen en gereedschappen vinden, of constateren dat de voorraden te laag zijn en aangevuld moeten worden of constateren dat er iets is zoekgeraakt. Dit leidt tot snellere processen en minder fouten. Nadeel is dat men meer gedisciplineerd moet werken, hetgeen niet bij iedere persoonlijkheid past. Maar daarin hebben leidinggevenden een rol om dit min of meer af te dwingen. Dus toezicht daarop is van belang.