Basisrisicofactor Ontwerp

In een serie artikelen beschrijven we de elf basisrisicofactoren (BRFS's) die in de IMA gebruikt worden. In dit artikel staat de basisrisicofactor Ontwerp (OW)  Design (DE) centraal

Beschrijving

Deze BRF betreft de kwaliteit en functionaliteit van het ontwerp op alle niveaus. Bijvoorbeeld: van een gehele installatie, van onderdelen van een installatie, van (afdelingen in) een fabriek, van een productielijn, van een combinatie van werkopstellingen of werkplekken, van opstellingen van apparatuur, van materieel en middelen en gereedschappen. De manier waarop materialen, middelen en werkplekken zijn ontworpen en ingericht beïnvloedt het gemak of ongemak van gebruik. Een ongunstig ontwerp kan onbedoeld verkeerd gebruik en daarmee risico’s in de hand werken. Er zijn verschillende niveaus te onderscheiden:

• Het eerste niveau is een werkplek of een machine waar gewerkt wordt. Bijvoorbeeld: één werkplek aan een lopende band. Laten we voor het gemak stellen: het werken op één of een paar vierkante meter. 
• Het tweede niveau is een samengestelde groep werkopstellingen of machines. Bijvoorbeeld: de gehele lopende band. Dit is bijvoorbeeld een productielijn in een hal. 
• Het derde niveau is de hele keten van werk in het bedrijf dat met een bepaald artikel, product of dienst gemoeid is. Bijvoorbeeld: de gehele lopende band, inclusief alle aanvoer, afvoer, onderhoud en opslag. 

 Bij knelpunten is het van belang om vast te stellen op welk niveau deze plaatsvinden: het eerste, het tweede en/of het derde niveau. Hoe hoger het niveau van problematiek, hoe groter (meestal) de impact en hoe lastiger om het knelpunt op te lossen. Dit heeft vaak te maken met het feit dat meerdere stakeholderpartijen betrokken zijn en de communicatie niet altijd even eenvoudig verloopt. Als iedereen op zijn of haar eigen stokpaardje blijft zitten, kan het lang duren voordat functionele oplossingen zijn geïmplementeerd. Goed voor de organisatie en goed voor de mensen. 

 We lichten dit apart uit omdat ten behoeve van het oplossen van problematiek op een hoger niveau vaak meer expertise nodig is. Het toevoegen van externe deskundigheid kan om meerdere redenen nodig zijn. Naast de meerwaarde die de inhoudelijke expertise biedt, kan het ook helpen om onafhankelijk en objectief naar de situatie te kijken. 

Voorbeelden
Indicaties voor problematiek zijn aan de orde als de volgende omstandigheden aangetroffen worden: 

• Stand alone-benadering. Geen integratie. Een bekend voorbeeld is werken met machines met een CE-markering. Alle afzonderlijke machines kunnen CE gemarkeerd en prima in orde zijn (eerste niveau). Als de machines in hun werking gekoppeld zijn moet ook een CE-markering voor de combinatie van de machines beschikbaar zijn (het tweede niveau).
• Geen standaardisatie van materieel of het gebruik daarvan. Het werken met verschillende soorten en merken gereedschappen voor hetzelfde werk leidt vaak tot verwarring.
• Materialen zijn niet aangepast aan de mentale en fysieke beperkingen en/of het opleidingsniveau van medewerkers. In de digitalisering van werk van tegenwoordig komt het regelmatig voor dat medewerkers onvoldoende bekend zijn met onderliggende techniek. Zo wordt bijvoorbeeld steeds meer gewerkt met apparaten die direct in verbinding staan met het internet (‘internet of things’). Niet alle medewerkers zijn hier bekend mee.
• Het inzetten van karren om het tillen van zware goederen te voorkomen. Hiermee wordt een nieuw knelpunt geïntroduceerd, namelijk het duwen of trekken van karren. Bovendien moet er ruimte zijn om die karren ergens te plaatsen of te verplaatsen. 
• Medewerkers worden onvoldoende opgeleid hoe samen te werken met robots (nemen taken van medewerkers over) en cobots (voeren taken uit samen met medewerkers). Dit proces vraagt veel zorgvuldigheid. 
• Geen terugkoppeling van gebruikers naar de ontwerper tijdens de ontwerpfase en in de eerste gebruiksfase (‘kinderziektes oplossen’). 
• Gebrek aan tijd of (financiële) middelen tijdens de ontwerp- en/of inrichtingsfase, haastige spoed is zelden goed. ‘Haast’ of ‘effe snel’ kan beter voorkomen worden. 
• Onlogische lay-out, herkenbaar door bijvoorbeeld: productielijn kent tegengestelde stromen, tussenopslag staat op posities waar onvoldoende ruimte is, wachttijden in de productie omdat onderdelen van het systeem niet goed op elkaar aansluiten, veel tussenvoorraden, veel handmatig tillen. 
• Bij het aanschaffen en installeren werkt het bedrijf met vooraf opgestelde inkoop en kwaliteitseisen. Een veeg teken is vaak als inkoop uitsluitend naar de prijs en kwaliteit kijkt, maar niet naar de arboaspecten. Vaak zijn normen niet wettelijk verplicht. Ook als normen niet verplicht zijn kunnen deze wel bijdragen aan kwaliteit en veilig en gezond werken. 

Grondoorzaken 

• Inkoop. Vooral inkopen op lage kosten en minder op gebruikersgemak, functionaliteit en logistieke samenhang. 
• Het ontbreken van een programma van eisen voor inkoop/bouwen/realiseren of het ontbreken van werken vanuit de juiste normen. 
• Inrichten van werksituaties zonder de medewerkers hierbij te betrekken. 
• Ontbreken van een test- en/of evaluatiefase voordat de werkomgeving in werking gesteld wordt. Op deze manier worden de kinderziektes over het hoofd gezien en kunnen installatiegebreken niet ontdekt worden voor ingebruikname. 
• Het te lang doorwerken met een in gebruik genomen werkopstelling of installatie. Regelmatig moet getoetst worden of de al in gebruik zijnde installatie/werkomgeving nog voldoet aan wellicht veranderde eisen. 
• Suboptimaal werken. Vaak zijn al lang verbeteringen mogelijk maar werkt men door met bestaande opstellingen omdat deze ‘het nog steeds doen’. 
• Taakallocatie ontbreekt: dit wil zeggen: onvoldoende analyse van menstaken/machinetaken. Bij het inrichten van een werksituatie dient voor plaatsing/ingebruikname een goede analyse uitgevoerd te worden: welk taken zijn vooral geschikt om door mensen uitgevoerd te worden en welke taken zijn vooral geschikt voor machines. Bijvoorbeeld: fijn montage werk is iets dat vaak door mensen gedaan moet worden en repeterend zwaar werk is vaak beter geschikt voor machines of robots. 
• Bediening is niet logisch voor gebruikers. Bij bepaalde handelingen (bijvoorbeeld een hendel overhalen of aan een knop of een wiel draaien) verwacht een gebruiker een bepaald effect. Dit moet overeenkomen met hetgeen de machine/het systeem doet. 
• Vaak is veel aandacht besteedt aan het productiewerk van de machine/het systeem. Het komt regelmatig voor dat er geen tot weinig aandacht is voor systematisch en periodiek onderhoud en schoonmaken. Feitelijk betreft dit ook werkzaamheden waar het ontwerp en dus ook de werkplek op aangepast moet zijn. 
• Modulair werken ontbreekt. Als een deel van het systeem of de machine kapot gaat, dan moet het mogelijk zijn alleen dat onderdeel te vervangen zodat a) de machine/werkopstelling inzetbaar blijft en b) het reparatiewerk op een juiste werkplek uitgevoerd kan worden (bijvoorbeeld in de onderhoudswerkplaats of bij de leverancier). 

Gevolgen 

• Extra en onnodige inspanning om iets te laten werken. 
• Inefficiënt werken en/of oneigenlijk gebruik middelen. 
• Werk is niet of moeilijk overdraagbaar (‘er zijn veel (om)weggetjes die je moet weten’). 
• Moeilijkheden om bepaalde processen goed te kunnen beheersen. 
• Zich niet bewust zijn van de status waarin het proces zich bevindt. 
• Noodzaak voor trainingen en opleidingen wordt niet onderkend. 
• Niet gebruiken van materialen of geïmproviseerd gebruik van materialen, bijvoorbeeld omzeilen van veiligheidssluitingen. 
• Geïmproviseerde aanpassingen. 
• Slechte bereikbaarheid of toegankelijkheid. 
• Veel onderhoud en shut-downs. 
• Verbetermogelijkheden worden niet herkend. 
• Onveilig werken. 

Verbetering 

We noemen acties die van belang zijn om de kwaliteit en functionaliteit van het ontwerp van werksituaties te waarborgen. 

• Bij het aanschaffen en installeren werkt het bedrijf met vooraf opgestelde inkoop- en kwaliteitseisen. Ook als normen niet wettelijk verplicht zijn kunnen deze wel bijdragen aan kwaliteit en veilig en gezond werken. 
• Alle geledingen van betroffen medewerkers worden betrokken bij de inrichting en aankoop (inkoop, management, technische dienst, HR/opleidingen/werving en vooral niet te vergeten: de medewerkers). 
• Elke machine of werkopstelling doorloopt voorafgaand aan ingebruikname een test- en/of evaluatiefase. Op deze manier worden de kinderziektes over het hoofd gezien en kunnen installatiegebreken ontdekt worden voor ingebruikname. 
• Voor elke machine, taak en functionele eenheid is een werkplekinstructie op of vlak bij de werkplek beschikbaar in een door de medewerkers te begrijpen taal. 
• Modulair werken invoeren. Elk machineonderdeel kan vervangen worden zodat de machine altijd inzetbaar is.