Basisrisicofactor Inkoop en selectie

In een serie artikelen beschrijven we de elf basisrisicofactoren (BRFS's) die in de IMA gebruikt worden. In dit artikel staat de basisrisicofactor inkoop en selectie centraal.

INKOOP
Veel onveiligheid komt via goederen (apparatuur, machines, stoffen) en mensen (interne en externe medewerkers) het bedrijf binnen. Bij inkoop wordt vaak alleen gekeken naar de productie-/kwaliteitseisen en de aanschafprijs. Vaak spelen arboaspecten daarbij niet mee. Ook wordt vaak bij de inkoop nog niet gekeken naar kosten die daarna gemaakt moeten worden om veilig met die producten (materialen en machines) te kunnen werken.

Ter illustratie
Een bedrijf kocht een machine en keek daarbij alleen naar de machinespecificaties, draaisnelheid, productiviteit en aanschafprijs. De machine werd geplaatst in een ruimte op de begane grond van een groot gebouw. Dat was de enige plek waar deze machine kon staan.

Al gauw bleek dat de machine in bedrijf zeer veel lawaai maakte, met geluidsdoses van boven de 90 dB(A). Door de fabrikant zijn daarna tegen hoge meerkosten extra geluidspanelen bij de machinebeplating aangebracht. Dat bleek nog onvoldoende te zijn. Men heeft vervolgens de betreffende ruimte voorzien van akoestisch geluiddempend materiaal tegen de wanden. Ook zijn sound baffles aan het plafond opgehangen om het indirecte geluid te reduceren. 

Nog steeds bleek de geluidsdosis voor de medewerkers nog ruim boven de 85 dB(A) te zijn. Men heeft toen de productiesnelheid iets teruggeschroefd en de medewerkers verplicht de hele dag gehoorbescherming te dragen. Aanvullend is de medewerkers periodiek audiometrisch onderzoek aangeboden. 

Ook bleek al snel dat de machine bepaalde gevaarlijke stoffen uitstootte. Metingen toonden aan dat daarbij de gezondheidskundige grenswaardes van die stoffen ruimschoots werden overschreden. Het aanbrengen van filtermateriaal bood onvoldoende oplossing: afvoer van lucht naar buiten was nodig. Om dit te kunnen doen, moest een extra ventilatiekanaal aangelegd worden vanaf de begane grond naar boven het dak (het gebouw heeft 13 verdiepingen): meerkosten ca. € 150.000.

Men had al deze moeite, de extra kosten en de extra belasting (ongerief) voor de medewerkers (namelijk de hele dag dragen van gehoorbescherming) kunnen besparen door bij de aanschaf al te kiezen voor een low-noisemachine waarbij geen gevaarlijke stoffen vrijkomen door een ander productieproces.

Bij de bronaanpak kan de afdeling Inkoop van een bedrijf een cruciale rol spelen. Het is van fundamenteel belang om bij de inkoop van apparatuur en materialen al te borgen dat rekening wordt gehouden met arbo-aspecten. Met andere woorden: de aanschaf van veilige en ergonomische machines in plaats van onveilige en niet-ergonomische machines. Van stillere en trillingsarme apparatuur in plaats van geluidsrijke apparatuur die veel trillingen veroorzaakt. En van intrinsiek veilige stoffen in plaats van gevaarlijke stoffen. 

Door een dergelijk inkoopbeleid kunnen in het verdere traject veel extra kosten worden bespaard. Wanneer onveilige stoffen worden aangekocht, kunnen daarna allerlei voorzieningen en maatregelen nodig zijn om hier toch veilig mee te kunnen werken, zoals zuurkasten, plaatselijke afzuiging, voorlichting aan de werknemers, eventueel uitvoeren van arbeidsgezondheidskundig onderzoek, signaleringsapparatuur, etc.

Uiteindelijk kan dan blijken dat door het hele vervolgpakket aan voorzieningen en maatregelen goedkoop toch duurkoop wordt. Het is vaak financieel voordeliger om al bij de inkoop te kiezen voor intrinsiek veiligere producten. Veiligheid en gezondheid beginnen dus al bij de inkoop.

Een bekend afschuifsysteem is uit te gaan van een nieuwbouwpot en een exploitatiepot. Bij nieuwbouwprojecten tracht de projectbeheerder binnen het budget te blijven. Om de klus binnen te krijgen, worden projectkosten soms met opzet te laag begroot (maar daardoor wordt wel het project aan de opdrachtnemer gegund). Gaande de nieuwbouw worden dan bezuinigingen doorgevoerd, met name op arbozaken. Deze worden vervolgens doorgeschoven naar de exploitatiebegrotingen van de volgende jaren (een andere pot). Bekend is het voorbeeld van een gebouw van een van de acht Nederlandse medische faculteiten. Bij de opening van het gebouw verklaarde de minister trots dat dit de meest goedkope medische faculteit was. Het tegendeel was waar: het bleek de volgende jaren juist de duurste medische faculteit zijn door de extreem hoge jaarlijkse expoitatiekosten (bouwkundig, energie, installatief): goedkoop bleek duurkoop.

SELECTIE
Selectie van personeel (en contractors)
Bij activiteiten met een hoog risico dienen volgens de arbeidshygiënische strategie al allerlei maatregelen aan de bron en rondom de bron te worden genomen om die risico’s te reduceren. Het gaat dan zowel om (collectieve) technische als om (individuele) organisatorische maatregelen, zoals procedures, instructies, werkvergunningen. Niettemin kunnen, ondanks al die getroffen maatregelen en voorzieningen, door onjuist gedrag van de medewerkers nog steeds grote risico’s ontstaan. Bijvoorbeeld als de voorzieningen niet of onjuist gebruikt worden, als men zich niet houdt aan de veiligheidsregels, of als men zelf niet goed in staat is de risico’s tijdig te signaleren en daarnaar te handelen. 

Wanneer bij de selectie van personeelsleden onvoldoende rekening wordt gehouden met hun vooropleiding en kennis/ervaring ten aanzien van veiligheid, worden de risico’s in het bedrijf groter. Veiligheid is dan zo sterk als de zwakste schakel, vaak is dat het gedrag van de medewerkers. De medewerkers hebben niet de intentie om onveilig te werken, maar handelen juist vanuit goede bedoelingen, vanwege de productiviteit. 

Dit betekent dat men bij de selectie van personeel voor bepaalde risicovolle activiteiten moet kijken naar de vooropleiding van de kandidaten, en naar welke kennis, competenties en ervaring zij al hebben met dit risicovolle werk. Ook moet bepaald worden of er aanvullende scholing nodig is en of die scholing periodiek moet worden herhaald. Het gaat dan om bij- en nascholing, zeker wanneer in de loop van de tijd werkmethodes of machines veranderen. Ook van belang is de veiligheidsattitude van de kandidaten: neemt men veiligheid serieus of vindt men dit ‘arbogeneuzel’. De afdeling P&O of HR bepaalt in samenwerking met de betreffende afdeling welk nieuw personeelslid wordt aangenomen en heeft vaak een sturende rol in het opstellen van functieprofielen.

Externe bedrijven (leveranciers, aannemers, onderhoudsbedrijven, etc.) kunnen ook risico’s veroorzaken binnen het bedrijf, zowel voor de eigen als voor de externe medewerkers. Bij de selectie van deze externe bedrijven kan hiermee rekening worden gehouden, bijvoorbeeld door een VCA-certificaat verplicht te stellen of poortinstructies aan die medewerkers te geven en deze daarna te toetsen. Ook kan gewerkt worden met een systeem van werkvergunningen voor bepaalde risicovolle activiteiten, waarbij dit geen ‘papieren tijger’ mag zijn, maar een operationeel werkend systeem moet zijn dat in de praktijk frequent getoetst wordt op de werkplekken zelf.

Win-winsituatie veiligheid/gezondheid én milieu
Als bij de aankoop van gevaarlijke stoffen rekening wordt gehouden met veiligheids-/gezondheidseffecten en milieueffecten kunnen twee vliegen in één klap worden geslagen. Een goede keuze in het inkooptraject voor andere (veiligere) stoffen leidt later bij het gebruik tot betere werkomstandigheden voor de medewerkers. Bij het gebruik van veiligere stoffenzijn er immers minder veiligheidsvoorzieningen nodig. Denk daarbij bijvoorbeeld aan zuurkasten. Daarmee kan ook worden bespaard op de milieueffecten. Het gaat dan niet alleen om minder milieugevaarlijke stoffen, dus minder emissies van die stoffen naar buiten, maar ook om een veel lager energieverbruik, doordat de ventilatievoorzieningen minder hoeven te worden ingezet. Ook wanneer die stoffen uiteindelijk in het afvalstadium belanden, zijn de negatieve gevolgen voor het milieu kleiner.

Oorzaken van verkeerde keuzes bij inkoop en selectie:

• Alleen rekening houden met de prijs-kwaliteitverhouding en niet met arbo-aspecten van de aan te schaffen materialen/machines.
• Onvoldoende (financiële) middelen voor aankoop van duurdere (veiligere) materialen.
• Onvoldoende informatie vanuit de fabrikant over de veiligheids- en gezondheidsaspecten van de materialen/machines.
• Onvoldoende eigen kennis over de veiligheids- en gezondheidsaspecten van de materialen/machines.
• Onvoldoende van tevoren zich verdiepen in de veiligheids- en gezondheidsaspecten van de materialen/machines.
• Aannemen van niet-competent personeel.
• Onvoldoende instructies en voorlichting aan het personeel.
• Geen juiste veiligheidsattitude bij het personeel.

Gevolgen van het niet goed regelen van zaken bij inkoop en selectie: 

• Aanschaf van onveilige materialen en machines, waardoor grotere risico’s optreden tijdens het gebruik.
• Tijdens de gebruiksfase veel aanvullende kosten moeten maken om het gebruik veilig te maken.
• Veel hogere onderhoudskosten.
• Onveilige werkzaamheden en daardoor vergrote kans op ongevallen en blootstelling aan arbeidsbelastende factoren, met kans op uitval, ziekte en beroepsziekten.

Werken met weegfactoren bij de inkoop
Een goede aanpak kan zijn om bij de inkoop zogenaamde weegfactoren toe te kennen aan de verschillende criteria. Voorbeelden zijn: de kwaliteit van het aan te schaffen product op basis van de productspecificaties, de kostprijs, de jaarlijkse kosten voor onderhoud en keuringen, welke aanvullende voorzieningen binnen het bedrijf nodig zijn, welke extra veiligheidsvoorzieningen moeten worden aangebracht, en de kosten van aanvullende training van medewerkers om met de nieuwe materialen/machines te kunnen werken. Door bij de instroom van goederen (inkoop) en mensen (werving en selectie) al kritisch naar veiligheid te kijken, kunnen risico’s tijdens de verdere werkprocessen in het bedrijf worden voorkomen. 

Laat ook bij de aankoop van ‘gevaarlijke’ materialen/machines de afdeling die daarmee gaat werken samen met de afdeling Inkoop een risicoanalyse uitvoeren en deze aan een deskundige voorleggen.