Opstellers van de RI&E zijn nog weleens geneigd om vooral naar de knelpunten te kijken. Er wordt dan een tamelijk sombere boodschap bij het management neergelegd. Jammer natuurlijk, want heel veel gaat wel goed maar wordt simpelweg niet beschreven. In dit artikel schetst Wim van Alphen hoe dit ook anders kan .
Denken in kansen
Aandacht voor arbozaken, en voor de RI&E in het bijzonder, biedt kansen. Dit door zaken die wel goed gaan ook te beschrijven. Mensen krijgen immers meer energie van complimenten dan van berispingen. Bovendien kan van de zaken die wel goed geregeld zijn, veel geleerd worden voor de maatregelen voor de vastgestelde knelpunten.
Dit is ook een nieuwe tendens bij inspecties van major-hazard bedrijven, de zogenaamde Seveso-bedrijven. Daar vindt een omslag plaats van Safety I naar Safety II. Deze bedrijven kijken naar zaken die succesvol zijn en leren daarvan in plaats van alleen naar zaken te kijken die niet kloppen.
Deze bedrijven helpen de manager op weg door inzicht te geven in wat investeringen (in tijd en geld) de manager, het bedrijf en de medewerkers opleveren. Je kunt beter denken in mogelijkheden in plaats van denken in verboden en problemen. Wijs de manager niet alleen naar ‘muren en de doodlopende wegen’, maar geef aan waar er ramen en deuren in die muren zitten en welke wegen wél doorgaande wegen zijn.
De nieuwe ISO 45001 vormt met het ‘kijken naar kansen’ een mooie basis. Deze norm spreekt letterlijk over G&VW-kans, dit is een werk-gerelateerde gezondheids-en veiligheidskans die tot verbetering van G&VW-prestaties kan leiden (G&VW staat voor Gezond en Veilig Werken, kortom arbo).
Vier de successen
In veel bedrijven is de gewoonte ingevoerd om over ongevallen goed te communiceren. Via de bedrijfsperiodiek wordt in de kantines kort verslag gedaan van de ongevallen die op locatie en op andere locaties hebben plaatsgevonden. Steeds meer gebeurt dit ook via het intranet van het bedrijf. Maar waarom wél die aandacht voor de ongevallen (Safety Alerts) en geen aandacht voor de successen? Voor zaken die juist wel goed gingen? Dat laatste motiveert namelijk veel beter!
Een voorbeeld
Bij niet-willende managers de boodschap neerleggen dat het binnenklimaat niet optimaal is, maakt weinig kans op een actieve inzet van die managers om dat aan te pakken. Waarschijnlijk denken zij: ‘wat een gezeur, mijn mensen zitten toch binnen, die zitten lekker droog. Dat is wel anders in de havens of op de bouw. De mensen zijn verwend.’ Kortom zo’n actie krijgt van niet-willende managers een zeer lage (dus eigenlijk geen) prioriteit. Geen medewerking dus.
Veel overtuigender is het als je met behulp van cijfers laat zien dat de productiviteit bij de mensen in de loop van de dag afneemt en de kans op het maken van fouten toeneemt, bij een oplopende kooldioxideconcentratie of temperatuur. Reken je de verminderde productie om naar geld, dan is het wel degelijk (financieel) interessant om het binnenklimaat te optimaliseren. Het daarin geïnvesteerde geld betaalt zich, door de hogere productiviteit, snel terug. Managers komen vaak eerder in beweging als er wat te verdienen valt en niet zo zeer voor het ‘verder optimaliseren’ van de werkomstandigheden.
Een voorbeeld uit de praktijk
Een veiligheidskunde (kortweg ‘V’ genoemd) werd ingeschakeld door de manager van een grote industriële broodbakkerij. Het veiligheidsbesef bij de medewerkers was erg laag en in de bakkerij waren het afgelopen jaar veel ongevallen gebeurd. Vaak het gevolg van onveilig gedrag.
De manager vroeg V een inventarisatie te maken van de onveilige situaties in het bedrijf. De manager had, hierop voorsorterend, al als maatregel bedacht om de medewerkers een training te laten volgen om zo het gevoel voor veiligheid op te krikken.
Tot zijn verbazing kwam V echter met een ander voorstel. Per afdeling werden drie medewerkers aangewezen om door hun eigen afdeling te lopen; en daarnaast door minstens één andere afdeling. De opdracht was om foto’s te maken van situaties waar zij qua veiligheid juist trots op waren. Daarbij kregen zij tevens de opdracht ook enkele situaties binnen hun eigen afdeling te fotograferen die qua veiligheid beter kunnen. De bevindingen moesten worden ingestuurd bij een ‘jury’, bestaande uit de manager en V. De afdeling die de beste resultaten indiende, zou worden beloond met een taart.
Het resultaat van deze aanpak was dat medewerkers heel geconcentreerd gingen kijken naar veiligheidszaken, zij moesten immers ook foto’s maken. Door bovendien het competitie-element (met als prijs het winnen van een taart) in te voeren, werd de exercitie enthousiast ontvangen en deden alle afdelingen mee. De manager had van tevoren ook mee gegeven dat er € 10.000 beschikbaar was voor het oplossen van de grootste knelpunten die werden aangedragen.
Juist door de focus te richten op de positieve zaken, kreeg iedereen daarbij ook een positief. gevoel en een positieve drive. Bijkomend effect was dat medewerkers zich meer betrokken voelen bij de positieve zaken, maar ook bij de punten die beter kunnen. Opmerkelijk was dat een jaar later het ongevallencijfer aanzienlijk was teruggelopen. Doel bereikt.
Positiever
Hoe kunnen we de RI&E-rapportage wat positiever benaderen en daardoor meer draagvlak bij de managers verkrijgen? Hoe bereiken we dat de RI&E door de bedrijven als welkome toevoeging wordt gezien in plaats van als een bureaucratische negatieve verplichting?
Juist door in de RI&E ook een aantal zeer goede arbosituaties te vermelden: zaken waarop de leiding en de medewerkers juist trots zijn. Dat geeft veel meer energie en bereidheid om zaken die nog verder verbeterd kunnen worden, aan te pakken. Bij de te verbeteren zaken kun je ook explicieter de bedrijfsvoordelen benoemen.
Enkele praktijkvoorbeelden van mogelijke bedrijfsvoordelen
Arbeidsgerelateerd ziekteverzuim
Als bij een goede analyse van het arbeidsgerelateerde ziekteverzuim een goed beeld ontstaat van de oorzaken van dat ziekverzuim, worden daarmee de middelen aangereikt om hierop te kunnen sturen. Elke procent vermindering in ziekteverzuim scheelt veel geld en bedrijfsstoringen. Het scheelt bovendien veel gedoe, zoals het regelen van vervangers, deze weer inwerken, een traject ingaan om de zieke medewerker weer terug te laten komen enz.
Brandverzekering waardevolle goederen
In bedrijven kan ongemerkt in de loop van de jaren een grote waarde aan goederen worden opgebouwd. Bij een RI&E wordt ook altijd naar brandveiligheid gekeken. Daarin kan ook worden meegenomen hoe voorkómen is dat onbedoeld die goederen bij een brand verloren gaan en of men eraan gedacht heeft om daarvoor een brandmeldsysteem- en/of brandblussysteem te installeren.
Verzekeringstechnisch is een brand vaak wel afgedekt. Maar menige verzekering vergoedt alleen de kapitaalswaarde van de verloren gegane goederen. Door het verlies van bepaalde materialen kunnen, als deze niet snel vervangbaar zijn, soms langere tijd de klanten/afnemers niet meer worden bediend. Deze wijken dan uit naar andere producenten en komen vaak daarna niet meer terug. Het gevolg is dat de bedrijfscontinuïteit van het bedrijf ernstig in gevaar komt en een faillissement dreigt.
Als hier in de RI&E op gewezen wordt, kan dat het bedrijf triggeren om aanvullende maatregelen te nemen, niet zozeer met als eerste focus de veiligheid van de medewerkers, maar wel de bedrijfscontinuïteit. Het is dan een win-winsituatie.
Duurzame inzetbaarheid
Met de krapte op de arbeidsmarkt, mede door de vergrijzende beroepsbevolking, is het steeds belangrijker mensen langer en in goede gezondheid aan het werk te houden. Veel bedrijven staan er niet bij stil dat de gemiddelde leeftijd van hun werknemers relatief hoog is en – open deur – elk jaar weer een jaar hoger wordt. De kans op gezondheidskwalen en uitval wordt daarmee ook steeds groter. Jonge arbeidskrachten zijn moeilijk te vinden.
In de RI&E kun je daarop wijzen en kunnen maatregelen worden geadviseerd om de fysieke belasting van de medewerkers terug te brengen, waardoor zij langer in goede gezondheid inzetbaar zullen zijn. Bijvoorbeeld medewerkers die te lang zitten, af en toe laten staan en lopen (zit-stabureaus); en medewerkers die te lang staan, af en toe laten zitten (zit-stahulpen). Uit oogpunt van de bedrijfsvoering is dat voor de managers interessant. De win-winsituatie is dat de medewerkers er ook echt baat bij hebben.
Voorkomen van ongevallen en uitval en beroepsziekten
Bij een goede RI&E wordt gekeken naar achterliggende oorzaken van de aanwezige risico’s. Als daarbij goede maatregelen worden geadviseerd en deze vervolgens worden uitgevoerd, wordt de kans op het ontstaan van ongevallen, uitval en beroepsziekten kleiner. Dit bespaart onnodig leed, gedoe met de Arbeidsinspectie, kosten en boetes.
Grotere wervingskracht voor werknemers
Door de aanpak van de in de RI&E gesignaleerde risico’s wordt een bedrijf aantrekkelijker voor werknemers om daar te gaan werken. In tijden van een krappe arbeidsmarkt is dit een goed wervingsargument.
Andere insteek
Een positieve benadering in de RI&E vraagt van de opstellers een iets andere insteek.
De uitdaging wordt om bij de RI&E (en andere advisering op arbogebied) breder te kijken en denken vanuit wat de klant belangrijk vindt: hoe kunnen bepaalde bedrijfsprocessen efficiënter lopen, hoe behoud ik mijn waardevolle mensen in deze tijden van personeelskrapte, welke financiële voordelen zijn er van een andere aanpak, hoe kun je besparen op verzekeringspremies door risico’s te verlagen, hoe kun je door bepaalde arbeidsbelastende factoren aan te pakken de productiviteit en de creativiteit vergroten en de kans op het maken van fouten verkleinen, enz.
Opstellers moeten vooral ook kijken naar wat de bedrijfsvoordelen zijn. Immers, tijdens het uitvoeren van de RI&E wordt het bedrijf min of meer doorgelicht en wordt ook naar tal van bedrijfsprocessen gekeken. Waarom dan ook in deze inventarisatie/analyse ook niet meenemen wat er qua bedrijfsvoering beter kan? En dat niet alleen op het gebied van de werkomstandigheden. Als er bedrijfsvoordelen gevonden kunnen worden, wordt daarmee de acceptatiegraad bij de managers veel groter. En het leuke is dat verbetering van de bedrijfsprocessen en de productie heel goed hand in hand kan gaan met betere werkomstandigheden. Een win-winsituatie.
Soms kan deze positievere insteek beter worden aangedragen door personen die van buiten komen en die veel risico-inventarisaties bij tal van bedrijven in verschillende branches uitvoeren. Zij hebben een veel breder zicht op allerlei processen en kunnen werkmethoden (en oplossingen voor knelpunten) die bij het ene bedrijf (of branche) allang zijn bedacht, ook inbrengen bij andere bedrijven en branches. Zij kunnen zo - als een soort vliegende keep -van onschatbare waarde zijn.
Zelf uw RI&E maken?
Bekijk de demo en probeer gratis twee modules van de IMA.