Communiceren over gezond en veilig gedrag

Uit de RI&E blijkt vaak dat veel geconstateerde knelpunten een relatie hebben met (on)gezond en (on)veilig gedrag. Effectief communiceren over gezond en veilig gedrag is daarom essentieel om bijvoorbeeld bedrijfsongevallen en gezondheidsschade van medewerkers te voorkomen. Hoe pak je dat aan? Wie effectief wil communiceren, doet dat met een goed communicatieplan. Een goede probleemanalyse en doelstelling liggen hieraan ten grondslag. We reiken u handvatten aan.

Een goed communicatieplan bestaat uit de volgende stappen:

1. Probleemanalyse

Het is nodig om te beginnen met een helder beeld van het probleem. In de probleemanalyse bedenk en benoem je:

• Wat concreet het probleem is

• Voor wie dit een probleem is

• Waarom dit een probleem is

• Wat mogelijke oorzaken van het probleem zijn en hoe deze beïnvloed kunnen worden

Voorbeeld: er zijn bedrijfsregels, maar het management zelf houdt zich er niet altijd aan. Uit een RI&E bleek bijvoorbeeld dat managers regelmatig zonder veiligheidschoenen en telefonerend door de productiehal lopen. Hoe kunnen we dan van de medewerkers verwachten dat zij dit niet doen?.

2. Communicatiedoel(en)

Bepaal het communicatiedoel zo concreet mogelijk. Wat is nodig om het probleem op te lossen of te verminderen? Welk gewenst gedrag is daarbij nodig?

Voorbeeld: het communicatiedoel is AMEN: Afspraken Maken En Nakomen. Het is nodig dat iedereen zich aan vastgestelde regels houdt, bijvoorbeeld over veiligheid. Het gewenste gedrag is dat de regels voor iedereen op dezelfde manier en zonder uitzondering van toepassing zijn. Daarnaast willen we een cultuur waarin we elkaar aanspreken als we ons standaard aan regels houden.

3. Ontvanger(s) bepalen

Om de kans van slagen te vergroten, is het belangrijk om goed aan te sluiten op de doelgroep. Dit zijn de mensen die uiteindelijk het gewenste gedrag moeten vertonen. Ga na wat hun kenmerken zijn (opleidingsniveau, leeftijd, geslacht, etc.) en wat de beste manier is om hen te bereiken (welke middelen en welk taalgebruik).

Voorbeeld: voor veiligheidsregels gelden gewoon geen uitzonderingen, klaar uit.

4. Boodschap(pen) formuleren

Formuleer vervolgens zo compact mogelijk de boodschap die je wilt overbrengen naar de doelgroep(en).

Voorbeeld doelgroep management: het management heeft ingezien dat de norm van de leidinggevende de norm van de  medewerker is en dat daarom voorbeeld gedrag niet allen wenselijk maar zelfs noodzakelijk is.

5. Communicatiemiddelen kiezen

Met behulp van de kenmerken van de doelgroep kun je bepalen met welke communicatiemiddelen je de doelgroep het meest effectief kunt bereiken. Hierbij zijn verschillende vormen te onderscheiden:

• Materiaal (bijvoorbeeld posters, folders, personeelsbladen)

• Digitaal (bijvoorbeeld intranet, apps, film, e-mail)

• Interpersoonlijk (bijvoorbeeld voorlichting en instructie, training, events)

Voorbeeld: sessie beleggen waarin je leert hoe een collega aan te spreken op onveilig gedrag, bijvoorbeeld met hulp van een acteur.

6. Zender(s) bepalen

Het is belangrijk dat diegene die de boodschap communiceert, betrouwbaar is, over de juiste competenties beschikt en autoriteit uitstraalt. Dit hoeft niet altijd een leidinggevende of inhoudsdeskundige te zijn, maar dit kan ook een collega zijn die gezag heeft.

Voorbeeld: personen die de vaardigheden om een collega aan te spreken al ruim in huis hebben, zijn benoemd als ambassadeurs om andere collega’s als coach bij te staan.

7. Testen

Test altijd een concept op een aantal mensen uit de doelgroep, voordat je definitief gaat communiceren. Indien nodig kun je dan bijsturen op:

• De helderheid van het probleem

• De toegankelijkheid en duidelijkheid van taal en vorm

• Het bereik van de middelen

Voorbeeld: kies bijvoorbeeld eerst een afdeling waar het concept getest wordt, bijvoorbeeld het magazijn.

8. Communiceren

Na het doorlopen van voorgaande stappen, kan je van start gaan met het inzetten van het eerste communicatiemiddel. Geef het voldoende tijd. Gedragsverandering kost immers tijd en is een kwestie van lange adem.

Voorbeeld: dit traject is het vaste eerste agendapunt het komende jaar in het teamoverleg.

9. Evalueren

Evalueer meerdere keren tussentijds of de gestelde doelen behaald worden.

Voorbeeld: leg aanspreekmomenten vast in een logboek en volg hoe eea zich ontwikkeld.

10. Borgen

Veel interventies richten zich alleen op het voorlichten en niet op het opvolgen daarvan. Het is belangrijk om te blijven reflecteren en bijsturen om het nieuwe gedrag te borgen. Geef bijvoorbeeld feedback op het nieuwe gedrag, zodat een medewerker weet wat het goede gedrag is.

Voorbeeld: de aan de IMA gekoppelde cyclus PLAN-DO-CHECK-ACT is hier bijvoorbeeld geschikt voor.