Borging in de uitvoering van het plan van aanpak

Hoe kun je borgen dat met de resultaten van de RI&E daadwerkelijk iets wordt gedaan? Als het wordt gezien als een bureaucratisch ‘moetje’, dan is het niet waarschijnlijk dat met de resultaten van de RI&E iets gaat gebeuren. Anders dan dat, bij een onverwacht bezoek van de Inspectie SZW het rapport uit een lade wordt gehaald en het rapport vervolgens wordt getoond aan de inspecteur: we hebben voldaan aan de wettelijke verplichting. We kunnen daarop niet gepakt worden.

Zonde van de moeite

Uitgaande van een bedrijf die wat hoger op de veiligheidscultuurladder staat, en gelukkig zijn er daar ook zeer veel van, is het van belang te weten hoe geborgd kan worden dat het niet bij de rapportage blijft, maar dat er iets met de gedane verbetervoorstellen wordt gedaan. Immers daar is de RI&E voor gedaan. Het is geen doel op zich, maar een middel om verbeteringen in de werkomstandigheden te verkrijgen. Als het geheel blijft steken in de diagnosefase, is het zonde van de moeite, tijd en geld geweest.

Het borgen dat er met de resultaten iets wordt gedaan begint al in de voorbereidingsfase. Het is handig om vóórdat met de RI&E wordt begonnen af te stemmen met het management waarom zij die RI&E wil. Een cruciale toetsvraag is dan wat zij met de vorige RI&E heeft gedaan. Als blijkt dat daar niets mee is gedaan, dan is het maar de vraag of zij er nu wel wat mee willen gaan doen. Als zij wel kan aantonen dat met de vorige RI&E behoorlijk wat veranderingen zijn doorgevoerd, dan is dat een zeer goed teken.

Afstemming met OR

Ook vindt afstemming plaats met de Ondernemingsraad; deze heeft immers instemmingsrecht op de wijze waarop de RI&E wordt uitgevoerd. Bij die afstemming over de methode kan haar direct al worden bevraagd hoe zij later, wanneer zij heeft ingestemd met het plan van aanpak, haar bewakende rol ziet ten aanzien van de uitvoering van het plan van aanpak. Immers dat is een wettelijk recht dat zij heeft. En als zij daar op een tactische wijze gebruik van maakt, kan zij ook bij minder goed ‘arbowillende’ directies behoorlijk wat voor elkaar krijgen.

De Ondernemingsraad heeft tot taak het bedrijfsbeleid te toetsen; dit geldt ook voor arbozaken. Dus een OR die haar taken serieus neemt, zal willen meebeslissen over de methode, het plan van aanpak en zal vinger aan de pols willen houden bij de uitvoering. Belangrijker dan de bewaking op de feitelijk inhoud is dat de OR de voortgang in de uitvoering in de gaten houdt. Dus niet op afdelingsdetails ingaan, maar meer elk jaar bepalen hoe ver de afdelingen zijn in de uitvoering, waarom bepaalde afdelingen hierin mogelijk vertraging hebben opgelopen, wat daar de redenen van zijn en hoe die obstakels weggeruimd kunnen worden, zodat het volgende jaar wel conform de planning aan reductie van risico’s gewerkt kan worden.

De vroegere verplichting tot een arbojaarplan en arbojaarverslag was zo gek nog niet. Gelukkig hebben veel bedrijven deze voortgezet in hun jaarlijkse planning en controlcyclus en daarin ook de arbozaken uit de RI&E opgenomen.

Participatieve RI&E

Ook de medewerkers kunnen voorafgaande aan het RI&E-traject al geïnformeerd worden. Via de gebruikelijke bedrijfscommunicatiemiddelen kunnen zij geïnformeerd worden dat de RI&E er aan komt en dat zij hierin hun inbreng in kunnen hebben. Dit door mee te werken aan interviews, eventueel vragenlijsten in te vullen, zelf voorafgaande aan de rondgang na te denken over veiligheids- en gezondheidsrisico’s, wat wel op orde is (waar zij zelfs trots op zijn) en wat mogelijk beter kan. Dit thema kan ook door de medewerkers en de leidinggevende in het werkoverleg worden ingebracht om zo met elkaar tot een levendige discussie hierover te komen. Op die wijze is de kans dat ná de RI&E daadwerkelijk ook iets met de bevindingen wordt gedaan groter. Het is immers ook ‘hun feestje’. In jargon: de participatieve RI&E.

Periodiek rapporteren

Een borging van de uitvoering zit ook in of de leidinggevende daarover periodiek moet rapporteren bij zijn hogere leidinggevende. Als die laatste er nooit naar vraagt, dan zal menig leidinggevende denken dat die arbozaken niet belangrijk vindt en alleen kijkt naar de productie. De drive om dan te werken aan de uitvoering van het plan van aanpak zal dan minder worden.

Preventiemedewerker is aanjager

Een aanjager in het uitvoeren van het plan van aanpak kan de preventiemedewerker zijn. Die is wettelijk toch al betrokken bij de RI&E en heeft een goed zicht op de veiligheids- en gezondheidsaspecten van de werkzaamheden op zijn afdeling.

Een valkuil hierin is dat alle acties op zijn schouders gestapeld worden en de voortgang geheel van hem/haar afhangt. Bekend zijn preventiemedewerkers die hieraan onderdoor (overspannen)  zijn geraakt. Bovendien leidt zo’n scenario niet tot een actieve inzet van de leidinggevende (en de collega’s) zelf.

Om iedereen bij het proces betrokken te houden, is het wijs om over de resultaten van de RI&E goed te communiceren naar de medewerkers en daarbij aan te geven welke zaken wel, maar ook welke zaken niet aangepakt worden. As dat laatste niet gebeurt, kunnen de medewerkers toch verwachtingen blijven hebben, maar er gebeurt niets. Dit kan tot demotivatie leiden. Bekend is het voorbeeld dat in een  gebouw veel binnenklimaatklachten zijn. Dat tijdens de RI&E is geconstateerd dat de luchtbehandelingsinstallatie ontoereikend en verouderd is. Deze constatering bevestigt de klachten. Toch kan de directie beslissen dit niet aan te pakken omdat zij het bedrijf binnen twee jaar naar een andere locatie wil laten verhuizen. Deze reden is alleszins redelijk. Als hierover niet duidelijk naar de medewerkers wordt gecommuniceerd, blijven deze verwachtingen hebben en klagen: er gebeurt niets. Dat haalt de drive eruit om een volgende keer opnieuw aan een RI&E mee te werken en om bij de bestaande RIE andere actiepunten uit te voeren.

Wim van Alphen