Valkuilen bij het uitvoeren van een RI&E

Het uitvoeren van een RI&E kan vol valkuilen zitten. Veelal is de RI&E een complex traject waarbij veel belangen op het spel staan. Wanneer de uiteindelijke RI&E-rapportage niet goed is of niet door de bedrijfsleiding geaccepteerd wordt, bereik je het beoogde doel niet. Het gevolg daarvan is dat bepaalde risico’s niet worden aangepakt en dus blijven bestaan. Dit kan nare gevolgen hebben voor de betreffende medewerkers op de werkvloer. En om de medewerkers is het allemaal te doen.

Enkele veel voorkomende valkuilen

Geen draagvlak verwerven voor het traject

Wanneer er voorafgaand aan het uitvoeren van een RI&E geen draagvlak is en ook niet verkregen wordt voor de RI&E, is het uitvoeren ervan eigenlijk niet erg zinvol. De RI&E blijft dan een ‘dingetje’ van de uitvoerder. Er komt weliswaar een rapport, maar waarschijnlijk wordt dat beleefd in ontvangst genomen en verdwijnt het vervolgens in de lade.

Niet vaststellen wat de cultuurfase van het bedrijf is

Wanneer je geen rekening houdt met de cultuurfase waarin het bedrijf zich bevindt, loop je het risico dat je een te zwaar of een te licht traject in gang zet. Een RI&E kan dan geheel verkeerd uitpakken.(zie artikel De RI&E in relatie tot veiligheidscultuur) 

Van tevoren niet al afstemmen over de verplichte elementen

Wanneer je van tevoren niet goed afstemt wat de verplichte elementen zijn, is het voor de opdrachtgever (het bedrijf) niet duidelijk wat hij van het resultaat moet verwachten. Ook degene die de RI&E uitvoert weet dan niet goed waar hij tijdens de RI&E rekening mee moet houden en waar hij zeker aandacht aan moet schenken. Uiteindelijk kan dat ertoe leiden dat de RI&E niet voldoet aan de wensen of verwachtingen, onder de maat is en de opdrachtgever ontevreden is.

Niet betrekken van de medewerkers of de ondernemingsraad (of personeelsvertegenwoordiging)

Door niet de ondernemingsraad (OR) of personeelsvertegenwoordiging (PVT) bij de keuze van het RI&E-instrument en het Plan van Aanpak te betrekken, bestaat het risico dat deze zich daar niet in herkent en uiteindelijk in de besluitvorming dwars gaat liggen. Voor de voortgang kan dat vertragend werken, omdat de OR/PVT instemmingsrecht over deze zaken heeft.

Geen goede communicatie

Valkuil is om zonder communicatie vooraf naar de medewerkers met de RI&E te beginnen. Deze kunnen zich daardoor overvallen voelen en minder bereid zijn mee te werken. Wanneer de communicatie alleen vanuit de (externe) adviseur loopt en niet vanuit het management, kunnen de medewerkers denken dat het management er niet volledig achter staat. Ook dat kan leiden tot een geringere bereidheid om mee te werken. Een gemiste kans om te bereiken dat veiligheid en gezondheid meer bij de medewerkers gaat leven.

Het digitale enquêtesysteem is niet gebruiksvriendelijk

Een valkuil is dat er al bij het inloggen in de digitale enquêtelijst problemen ontstaan. Als het na enkele pogingen niet lukt, is de kans groot dat medewerkers in deze fase al afhaken. Ook wordt soms beoogd met de digitale vragenlijst enorm veel detailinformatie te verkrijgen, zodat medewerkers zeer veel vragen moeten beantwoorden. De grootte van de respons is omgekeerd evenredig met het aantal vragen. Anders gezegd: hoe langer de vragenlijst, des te kleiner zal de respons zijn.

Een andere valkuil is dat de vragen van tevoren niet goed zijn geselecteerd: de medewerkers moeten zich door veel vragen worstelen die niet op hun werksituatie betrekking hebben.

Geen differentiatie in parttimers en fulltimers

Bij de antwoorden op de vragenlijst moet je rekening houden met de samenstelling van het personeel qua fulltimers en parttimers. Bekend is dat parttimers veelal minder kritisch zijn op hun werkomstandigheden, omdat hun werktijd relatief gering is en het grootste deel van hun leven zich buiten het werk afspeelt. Bij fulltimers ligt dat geheel anders. Daarom zou je aan de antwoorden op de vragen van fulltimers meer gewicht moeten toekennen dan aan de antwoorden van parttimers. Bij het uitzetten van de vragenlijsten zou hierin al gedifferentieerd kunnen worden wanneer een substantieel deel van de medewerkers parttimer is.

Alléén met leidinggevenden spreken

Wanneer je alleen met leidinggevenden spreekt, ontstaat soms een niet reëel beeld van de feitelijke werkomstandigheden. Ook krijg je dan geen inzicht in de werkbeleving van de medewerkers op de werkvloer. Een manager kan vinden dat de werkomstandigheden prima zijn, terwijl de medewerkers daar anders over denken. Zo kan de manager denken dat hij prima communiceert over veilige en gezonde werkomstandigheden, terwijl de werknemer vindt dat dit punt vrijwel geen aandacht krijgt.

Geen rekening houden met de branche-RI&E en de arbocatalogus

Een valkuil is om in het Plan van Aanpak geen rekening te houden met de oplossingen die al aangegeven staan in de betreffende arbocatalogus. Hierdoor kun je de plank misslaan. Immers, in goed overleg is binnen de branche al afgewogen een aantal maatregelen opgesteld die haalbaar zijn om bepaalde risico’s te beheersen. Wanneer daarvan afgeweken wordt, zal dit kunnen leiden tot een onevenredige hoge inspanning voor dat betreffende bedrijf en daardoor tot concurrentie-achterstand.

De andere kant van de medaille is dat het natuurlijk wel branche-instrumenten zijn en dat per bedrijf de situatie behoorlijk van het gemiddelde branchebeeld kan afwijken. Zo kunnen sommige prioritaire risico’s in een bedrijf helemaal niet voorkomen, maar wel hele andere risico’s. Wanneer je dan klakkeloos het branche-instrument volgt, zet je een heel verkeerd beeld neer. De daar wel aanwezige risico’s blijven dan mogelijk onderbelicht. Je zult dus breder moeten kijken en per bedrijf maatwerk moeten leveren.

Rapportage te dik en te veel teksten en tabellen

In het algemeen geldt, hoe dikker de rapportage is, des te minder zal deze gelezen worden. Het is een kunst om in relatief korte teksten de essentie van zaken te vertellen.

Breedsprakige formats waarin per punt uitvoerig wordt verhaald dat deze niet van toepassing zijn, schieten hun doel voorbij. Dat zijn ongewenste ‘dikmakers’ die afbreuk doen aan de leesbaarheid en toegankelijkheid van de RI&E-rapportage.

Gevaren en risico’s op één hoop gooien

Gevaren en risico’s zijn verschillende zaken. Gevaren en gevaarsbronnen kunnen aanwezig zijn, maar hoeven niet per se tot het ontstaan van risico’s te leiden. Door ze aan elkaar gelijk te stellen, neem je ten onrechte aan dat er risico’s zijn en neem je wellicht onnodig maatregelen. 

Een meer uitputtende beschrijving van de vele valkuilen bij het uitvoeren van een RI&E is gegeven in het

-       Arbo-Informatieblad 61: Risico-inventarisatie en –evaluatie;  Methoden en valkuilen.

-       Handboek Risicobeheersing. Een stappenplan voor het maken van een RI&E